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フリーアドレスやABWで固定席廃止。メリット・デメリットと成功のポイントとは

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オフィスでの働き方を検討し、フリーアドレスやABWなどの導入を考える際、固定席を廃止しても大丈夫か不安に思う方もいるのではないでしょうか。固定席廃止には社員のコミュニケーションが活性化するなどの利点もありますが、自席で管理していた書類をどうするのかといった不安を抱く社員もいるでしょう。

今回は、固定席をなくすメリットとデメリット、固定席廃止で社員が感じる不安点を整理し、固定席廃止を成功させるポイントについて解説します。

フリーアドレスやABWで固定席を廃止するメリット・デメリット

まずはフリーアドレスとABWとは何か、この2つの違いについてご紹介します。また、フリーアドレスやABWで固定席を廃止するメリット・デメリットも整理していきましょう。

フリーアドレス、ABWとは?

フリーアドレスとABWは、仕事をする席を固定せず、働く人が席を自由に選べるというワークスタイルの一つです。双方とも似通ったスタイルではありますが、実際の働き方はそれぞれ異なるものです。

フリーアドレスは会社のオフィス内で自由に席が選べます。一方のABWは、例えば集中したい時は一人席、打ち合わせはカフェスペースで、といったように、仕事内容によって働く場所を社内外問わず選べる点が特徴です。ABWは会社のオフィス内だけでなく、カフェや自宅などにも範囲が広がり、フリーアドレスより柔軟に働けることから、フリーアドレスの進化版ともいわれます。

固定席廃止のメリット

フリーアドレスやABWなどを活用した固定席廃止には、社員間のコミュニケーションの活性化や、オフィスの整理整頓が進むなどのメリットがあり、社員の満足度向上につながりうるという側面があります。

毎日同じ席で同じメンバーと顔を合わせる固定席と異なり、毎回違う席で異なるメンバーと隣り合わせて仕事をするため、部署を超えたコミュニケーションが生まれやすくなります。自分で席を選べるため、その日の仕事内容にふさわしい場所を選べるのも利点です。

また、固定席がないと個人の持ち物を最小限にしなくてはならないため、必要な物だけがオフィスに残ることになり、オフィスがすっきりと整理整頓されます。加えて、どこにいても業務ができるよう、紙でのやり取りがデータ化され、書類の保管がクラウドで行われるなどのペーパーレス化が進むと、経費削減にもつながります。

固定席廃止のデメリット

一方で固定席廃止には欠点も見られます。まず、自分で席が選べるため、毎日同じメンバーで集まってしまうことや、何となくいつも同じ席に座ってしまって席が固定してしまうことなどが起こり得ます。そうならないためには、前日に座った席は使用しないなどのルールを設けるとよいでしょう。席を固定させないために、席を抽選で割り当てるシステムを利用する方法もあります。

また、固定席では基本的に自分の席で仕事をしているため、誰がどこにいるのかわかりやすいですが、固定席がなくなると誰がどこにいるのかがつかみにくくなります。そのため、労務管理が難しくなってしまう面も出てきます。スムーズに連絡や相談ができるよう、チャットツールを導入するなどの対策が必要です。

社員が固定席廃止で感じる不安とその解決策

固定席を廃止する際は、環境の変化に懸念を抱く社員もいることを視野に入れておきましょう。懸念点を解決する方法はあるので、不安を感じる社員には解決策もきちんと説明すると安心してもらえるはずです。

不安1:私物や書類はどうする?

自分の席があれば、引き出しに自分の私物や書類などをしまっておくことができます。しかし、固定席廃止になれば、個人で使えるスペースは少なくなり、収納に関する不安が出てきます。

解決策としては、私物はロッカーに収納する、仕事で使うパソコンや資料を持ち運べるようにワゴンや社内用のバッグを用意する、書類はデータ化してクラウドに保存するなどの方法があります。

不安2:電話の取次ぎはどうする?

固定席であれば基本的に自分の席で仕事をしており、外部からの電話の取次ぎは容易ですが、固定席がなくなると誰がどこにいるのかがわかりにくくなり、電話の取次ぎが難しくなってしまいます。席から動かせない固定電話の場合、電話を受ける人が電話のある場所まで行かなくてはならず、取次ぎに時間がかかってしまいます。

この解決策としては、どこにいても電話を受けられるように、社員に会社用の携帯を支給する、デジタルコードレス電話機を導入するなどの対処法があります。

不安3:郵便物はどうする?

固定席がなくなると、本人が不在だからと個人の机に郵便物を置いておくことができなくなってしまいます。席も自由席のため、受取人がどこにいるのかもわからず、郵便物の受取をどうするのかは課題になるでしょう。

この問題には、部署ごとに郵便ボックスをつくって個別にチェックして受け取る、個人ロッカーに郵便物を届けるようにする、会社の郵便物の受取や発送などを一括で管理するメールルームを設ける、といった解決策があります。

固定席廃止を成功させるために

固定席が廃止されると、これまでと大きくオフィス環境が変わってしまうため、不安になる社員もいることでしょう。オフィスの使い方の新ルールや、新たに導入するツールの使用法などをきちんと説明することが、社員の不安を解消し、固定席廃止を成功させるポイントになります。

また固定席を廃止する前には、在席率など現在オフィスがどのように使われているのかを調査し、本当に固定席を廃止した方がよいのかを検討しましょう。固定席を廃止するメリットを社員に理解してもらうことも大切です。

オフィス利用状況に関する客観的で正確なデータを取得するには、オフィスの専門家の手を借りるのも方法の一つです。オフィスの専門家であれば、IoTツールを活用した調査も可能なので、固定席廃止を考えている方は、相談を検討してみてはいかがでしょうか。

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