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シェアオフィスのセキュリティは大丈夫?利用時の対策と選ぶ際の注意点

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テレワークを導入する企業が増えている昨今。メインオフィスの他にシェアオフィスなどのワークスペースの契約を考えているものの、シェアオフィスのセキュリティに不安を感じている方もいるのではないでしょうか。今回はシェアオフィスの基礎知識や、「レンタルオフィス」「コワーキングスペース」など類似サービスとの違い、利用時のセキュリティ対策について解説します。

シェアオフィスとは?セキュリティは大丈夫?

まずは、シェアオフィスとは何か、どんな設備があるか、レンタルオフィス・コワーキングスペースとの違いを解説します。また利用する前に、シェアオフィス利用時に考えられるセキュリティの問題も確認しておきましょう。

シェアオフィスとは

シェアオフィスとは、多数の企業や個人事業主などで一つのオフィスフロアを共有するスタイルのオフィスです。契約した企業の社員や個人事業主などがフリーアドレスで利用できる作業用の席や、Wi-Fi、共用の複合機などが設置されており、中には有人の受付コーナーや共用で使える会議室を設けているところもあります。

オフィスを契約するよりもコストが抑えられることから、開業したばかりの企業や個人事業主などを中心に利用されてきました。最近は働き方改革などでテレワークが拡大し、新たに利用する企業も出てきています。

なお、類似のサービスに「レンタルオフィス」「コワーキングスペース」があります。レンタルオフィスはフリーアドレスのシェアオフィスと違い、専用の個室になっているのが特徴です。コワーキングスペースは、不特定多数の人がドロップインで利用できたり、イベントが開かれたりと、他の利用者と交流ができるようになっています。

シェアオフィスのセキュリティは大丈夫?問題点は?

シェアオフィスを利用する際に気を付けなくてはいけないのが、セキュリティです。

サテライトオフィスは、自社の社員だけが出入りするメインオフィスよりはどうしてもセキュリティが弱くなってしまう面があります。窃盗や盗聴を試みようとする人がいないとは限らず、セキュリティ対策に自ら意識を向ける必要があります。    

まず、席がフリーアドレスのため、貴重品やパソコン、資料などの盗難の可能性に留意し、ロッカーを利用するなど対策をしましょう。

また、「思わぬところから情報が漏れてしまった」などとならないよう注意を払いましょう。打ち合わせや電話も話の内容に気を付け、大声で話さない、専用のブースを利用するなどの配慮が必要です。

作業中は机に資料を出しっぱなしにしたり、パソコンを開いたまま席を離れたりしないことも心掛けた方がよいでしょう。

Wi-Fiや無線LANから情報が漏れたり、パソコンがウイルスに感染し、乗っ取られて悪用されたりする可能性もあります。Wi-Fiを接続する際も不審なポイントに接続しないなど、ネットワーク上のセキュリティにも注意が必要です。

シェアオフィスを利用する際のセキュリティ対策

シェアオフィスの利用時は、盗難やパソコン画面の盗み見などの物理的な対策と、Wi-Fiなどネットワークのセキュリティ対策をしておきましょう。

物理面での対策

トイレや休憩などで席を離れる際は盗難に注意しましょう。貴重品や機密情報を含む資料などは鍵付きのロッカーなどがあれば利用し、なければ持ち歩く方がよいでしょう。紙の資料を捨てる際はシュレッダーをかけるなどして注意を払いましょう。

パソコンは、短時間でも席を離れるのであればロックをかけ、他人に見られないようにします。また、隣席の人や通りすがりの人に画面を見られて情報が漏れる可能性もあるため、不安であれば、のぞき見防止フィルタで対策をしましょう。パソコン本体が盗まれる可能性もあるので、シェアオフィスなど社外で使うパソコンには重要なデータを残さない方が安心です。

電話や打ち合わせの際も、声の大きさや話の内容には気を付け、利用可能であれば個室の会議室やブースを使うようにします。

Wi-Fiなどネットワークのセキュリティ対策

シェアオフィスのWi-Fiを利用する際は、アクセスしているポイントの名称(SSID)を確認し、契約しているシェアオフィス以外のポイントには接続しないようにしましょう。また、通信が暗号化され、安心とされるセキュリティ方式「WPA3」か「WPA2」であるかも確認します。ウェブサイトに接続する際は、接続しているURLが正しいことを確認し、通信が暗号化されている「https://」から始まるHTTPS通信かどうかもチェックしましょう。

業務で使用するパソコンやスマホの基本ソフト(OS)や、使用中のソフト、ウイルス対策ソフトなどはきちんと更新し、最新のバージョンにしておきます。サポートが終わっているソフトは使用しないようにします。

社外から接続する社内システムやクラウドのパスワードについては、大文字や小文字、数字などを混ぜた、複雑で破られにくいものに設定し、使い回さないようにしましょう。

会社で業務に使用してもよいと認められたパソコンやスマホを使用する、不審なメールは開かないなど、社内でセキュリティポリシーを決めておくことも重要です。ウイルスに感染したなどのトラブルがあったときの対策も考えておく必要があります。

シェアオフィスを選ぶ際のセキュリティ面での注意点

シェアオフィスを決める際、セキュリティ面でチェックしておきたい主なポイントは以下の通りです。

  • どんな企業や人が利用しているか
  • 受付が設けられているか。免許証などで利用者の本人確認をしているか
  • エントランスや作業スペースに防犯カメラはあるか
  • 資料の廃棄や管理ができるよう、鍵付きロッカーやシュレッダーがあるか
  • 打ち合わせなどに使えるブースや会議室はあるか。パーテーション・壁の有無や防音性
  • LANやWi-Fiのセキュリティは信用できそうか。使用はシェアオフィスの利用者だけか
  • 設定されたパスワードを受付で伝えるなど、パスワードが外部に漏れないように対策しているか など

想定されるリスクが少なくないため、チェックポイントもたくさんあります。シェアオフィス選びの際、確認してみてください。

なお、シェアオフィスを選ぶ時にはセキュリティ面だけでなく、立地や費用についても考慮する必要がありますが、何を重視したらよいか悩む方もいるでしょう。シェアオフィス選びに迷ったら、オフィスの専門家に相談してみるのがおすすめです。希望に沿ったオフィスを見つけるため、プロの手を借りてみるのはいかがでしょうか。

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