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テレワーク拡大でオフィスは不要?必要?これからの時代に求められるオフィスの役割とは

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コロナ禍の中、テレワークを導入・拡大する企業が増えてきました。それにともない、オフィスを縮小する動きも出始め、「オフィスは不要では?」という意見もあります。しかし、テレワークではコミュニケーションが取りにくいなどの課題も指摘されています。今回は、これからの時代に求められるオフィスの役割について考えていきましょう。

コロナでテレワークが拡大

2020年春の新型コロナウイルス感染症拡大による緊急事態宣言後、テレワークを導入する企業が増えました。

同年3月・4月に行われた、株式会社パーソル総合研究所の第一回・第二回「新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」によると、正社員のテレワーク実施率は3月中旬では13.2%に留まっていたところ、4月半ばには27.9%に上昇。緊急事態宣言以降は、テレワーク実施率が約2倍に増えたということになります。

2020年春の緊急事態宣言後も同社は、同年5月末から6月頭に「第三回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」を実施。この調査時には、正社員のテレワーク実施率は25.7%と微減しています。しかし、初めてテレワークをした人の割合は4月調査の68.7%から78.6%と増えており、これまでテレワークを取り入れていなかった企業がテレワークの導入を進めていたことがうかがえます。

オフィスの現状とこれから

富士通株式会社は2020年7月、国内グループ従業員約8万人にテレワークを基本勤務形態として導入し、既存のオフィス規模を2022年度末までに50%程度にすると発表。カルビー株式会社も同月、オフィス勤務者に対し、原則テレワークとする働き方を導入しています。

これら大企業の動きにならい、オフィスは縮小・廃止されるのでしょうか。

株式会社パーソル総合研究所の「第三回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」によると、テレワーク実施率は関東地方が38.3%なのに対し、中国・四国・九州では12.1%と差があります。また、東京都を含む1都3県では41.1%と他の地域より高くなっています。さらに、企業規模では10~100人未満が15.5%、1万人以上では42.5%と、2倍以上の差があります。このことから、大企業や1都3県で特にテレワークが拡大していることがうかがえます。

また、国土交通省が2020年8~9月に東京都内の上場企業に行った「企業向けアンケート調査」では、テレワーク利用の今後の方針について、「テレワークを縮小せず、拡大・維持していく方針の企業が約7割」という結果になりました。さらに、今後のテレワーク実施を見据え、「本社事業所のオフィス縮小をすでに検討している企業は14%、今後検討する可能性がある企業は46%で、合わせると6割」といった状況も見られました。

これらを勘案すると、今後、大企業や東京都内のオフィスは縮小される所も出てくるのかもしれません。

テレワーク実施で見えた課題

一方で、テレワーク導入には課題も見えてきました。

公益財団法人日本生産性本部が2021年1月に労働者を対象に実施した「第4回 働く人の意識に関する調査」を見てみましょう。テレワークの課題として「部屋、机、椅子、照明など物理的環境の整備」を挙げた人は43.4%。「Wi-Fiなど、通信環境の整備」は43.8%でした。「職場に行かないと閲覧できない資料・データのネット上での共有化」も36.4%と低くない数字です。

さらに、「上司・同僚との連絡・意思疎通を適切に行えるような制度・仕組み」を求める人は26.9%。「仕事のオン・オフを切り分けがしやすい制度や仕組み」の必要性も27.7%の人が挙げています。

仕事環境などハード面においては、サテライトオフィスの導入、働き方についてはフレックス制を取り入れる、時間ではなく成果で評価する制度など、制度の導入や変更が課題解決の鍵となるかもしれません。

コミュニケーション面の課題については、ZoomやSlackなどのツールでカバーできる部分もありますが、雑談がしにくく新たな発想が生まれにくいなどの問題は残ります。

「オフィスは必要か不要か」ではなく役割を再考する

テレワークが拡大する一方、そのデメリットも見え、今はオフィスの在り方について模索が続く時といえるでしょう。そこでしっかりと考えておきたいのが、自社にとってのオフィスの役割です。

企業によってオフィスの役割は異なる

オフィスには「作業の場」「コミュニケーションの場」「ショールームとしての場」といったさまざまな役割があり、どの役割を重視するかは企業によって異なります。

例えばインテリア関係の会社なら、ショールームの役割が重視されるでしょう。保険や不動産を扱う会社であれば、顧客情報を含む機密情報がしっかりと守れる作業の場としての役割が重要になってくるはずです。

自社がオフィスのどの役割を重視するのかをしっかりと検討しましょう。

オフィスの役割は職種によっても異なる

同じ社内でも、オフィスの役割は職種や部署によって異なる点にも注意が必要です。

例えば、テレワークでよく課題として挙げられる「コミュニケーション」というテーマで切り取っても、違いが見られます。株式会社三井住友トラスト基礎研究所が2020年9月に発表したレポート「アフターコロナのオフィス戦略 -職種ごとに重視すべきオフィスの役割とは-」によると、オフィスに求められるコミュニケーションにおける役割は「①イノベーション、②連携、③関係構築、④指導・伝承」の4つが挙げられます。

このうち、どの役割を重視するかによって、オフィスに求めるものも変わります。チームで動く営業職であれば、助け合える関係構築のためにもお互いの様子がわかり、すぐに情報共有や連携ができるような場が必要といえます。研究職や技術職であれば、先輩から後輩にアドバイスできるよう、ゆっくりと話ができる場が求められるでしょう。

自社にとってのオフィスの役割をしっかりと考える

会社によっても、そして同じ社内でも職種や部署により、必要とされるオフィスの役割は変わってきます。これからは、仕事の内容によって在宅勤務、サテライトオフィス、メインオフィスなど、ワークプレイスの選択肢を増やすことが、時代の変化に対応しつつ、生産性を上げていくために重要になってくるのかもしれません。 「コロナ収束後のオフィスをどうするのか」を決める際は、自社でこれからのオフィスの役割を考えてみることが重要です。とはいえ、自分たちだけで考えると行き詰まってしまって困っている、という方もいるのではないでしょうか。そんな時には、多くの企業のオフィスを見てきた専門家に相談するという方法もあります。お悩みの方はぜひ検討してみてください

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