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ペーパーレス会議で費用削減!メリットや注意点をご紹介!

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紙資料の保管が不要なペーパーレスを、会議の場にも取り入れるペーパーレス会議が注目されています。会議に必要となる膨大な資料をデータで保管することで、場所を選ばず閲覧でき、しかも必要なものをすぐに取り出しやすいことで、業務上の作業効率向上も期待できます。
ここでは、ペーパーレス会議とはどのようなものか、また導入するときのメリットや注意点などについて紹介します。

ペーパーレス会議とは

ペーパーレス会議とは

ペーパーレス会議とは、「紙を使わない会議」を意味しています。一般的にイメージする会議風景といえば、出席者それぞれに配るための資料が作成され、進行はその資料を見ながら会議が進められるというものでしょう。

ペーパーレス会議は、この紙の資料をそれぞれのパソコンやタブレット端末上で確認しながら進められます。今までは必須とされてきた紙資料がなくなることで、コスト削減や遠隔での対応など、様々な業務効率化が期待できます。

ペーパーレス会議を実現するために

ペーパーレス会議を行うには、紙資料を電子化することが必要です。たとえば、紙ベースの印刷資料をスキャンして、パソコンやタブレット端末上で閲覧できる状態にします。

ペーパーレス会議をスムーズに導入するには、参加者に対し、コスト削減、準備の簡素化、管理のしやすさなどのメリットを周知させる必要があるでしょう。

必要な準備としては、モニターやタブレット端末を用意すること、または、出席者全員が見ることができる、大きなモニターを用意します。操作に不慣れな出席者でも、スムーズの利用できるような使いやすいシステムを構築することも大切です。

ITスキルが同じレベルではない社員が集まる、ペーパーレス会議をスムーズに進行するために、あらかじめプレゼン機能などを持つ専用システム「ペーパーレス会議システム」の導入もひとつの検討材料となるのではないでしょうか。

ペーパーレス会議のメリット

印刷代の削減

ペーパーレス会議にすると、印刷代の大幅な削減が期待できます。これまでの会議といえば、毎回一人ひとりに配るための、膨大な量の紙資料を作成する必要がありました。コピー機のトナーやカウンター料金の削減ができることは大きなメリットのひとつでしょう。また、社内資料の作成をするための作業時間もなくなります。業務の中で行っているものとはいえ、資料の製本などは意外と手間のかかる作業です。こういった作業効率も高めてくれるでしょう。

場所を選ばず資料の閲覧が可能

ペーパーレス会議にすることで、いつでもどこでも場所を選ぶことなく、資料閲覧ができるようになります。紙資料は、受け取る側としても、その管理方法で悩んでいた人もいるのではないでしょうか。特に整理整頓が苦手な人にとっては、必要なときに大量な資料の中から探し出すのも一苦労でしょう。

電子化された資料なら、長く保管していても紙のように劣化することもなく、また、机の中や書庫にどんどんと増え続けることもありません。必要な時に、必要な資料を探し出すことができ、業務効率化が期待できるでしょう。

環境に優しい

紙の資料がなくなることで、紙の使用量は大幅に削減できます。限られた資源から作られる紙の消費を大幅削減できることは、環境にも優しい取り組みです。

セキュリティ対策

ペーパーレス会議は、情報セキュリティ対策に対しても優れた効果を発揮します。たとえば、「社外秘」などの重要なものは、紙の資料であれば情報が漏れてしまう危険性が高くなります。しかし、電子資料であれば、閲覧権限を設けることで、特定の相手だけに公開することもできます。また、紙のように盗難や紛失の心配も少ないため、セキュリティ対策の効果は、もっとも大きなメリットといえるでしょう。

ペーパーレス会議導入の際の注意点

データ化できない書類がある

紙ベースの資料をデータ化できることがペーパーレス会議の良い点ですが、一部にデータ化できない書類もあります。「電子文書法」で認められていない文書に関しては、データ化できません。たとえば、「安全の手引き」など緊急時に必要とされるもの、「免許証・許可証」など携帯性を求められるものなどです。

メモが取りづらい

データ化された資料は、気付いたときのメモが取りづらいという点があります。たとえば、紙の資料であれば、会議の流れの中で重要なことや気が付いたことなどを備忘録のように直接書込みをすることができますが、電子データの場合は、基本的には閲覧だけになるため、手帳などの別のものにメモを取ることになるでしょう。

会議の後で、メモした箇所を確認するときに、どの部分が該当箇所であったかが、分かりづらくなることもあるようです。

画面の大きさによっては見づらい

閲覧する画面の大きさによっては、紙の時よりも資料が見づらいことがあります。導入する前には、視認性について十分確認したほうがよいでしょう。また、サブ画面として、大きなモニターを補助的に設置する方法もあります。

機械に弱いと扱いづらい

ITリテラシーの低い人が使う場合、操作がスムーズにできず、かえって会議に集中できないこともあります。会議に出席する全ての人がITに精通しているとはかぎらず、操作の間違いや、操作を途中で断念するなど、弊害も起こりかねません。誰でも使いやすい操作性を、検討する必要があるでしょう。

システムトラブルでの対処

データの保存で一番心配なのは、システムトラブルによって、業務が一時的に中断することでしょう。たとえば、データシステムになんらかのトラブルが発生すると、復旧までは一時的に資料を閲覧できない可能性があります。

バックアップ対策を考慮しておくこと、また、クラウド対応のシステムを導入しておくことを検討しておきましょう。

紙と併用する使い方にしない

データが見づらい、また、操作しにくいという理由で、紙の資料も要求され、結局は、併用して使うことにならないように気を付けましょう。せっかく費用をかけて設備を整え導入したにもかかわらず、紙に戻ることがあったら、本末転倒になっていまいます。一度導入したなら、問題点は都度改善しながら定着させるようにしましょう。

まとめ

紙の使用量や作業効率の改善につながると期待される「ペーパーレス会議」ですが、今まで慣れ親しんできた紙ベースのやり方からの変化を定着させることは、簡単ではないかもしれません。しかし、重要な情報を守ることや、文書管理のしやすさなどは大きなメリットがあります。十分に利用者の理解を得て、問題点を改善しながら長い目で取り組んでみてはいかがでしょうか。

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