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リモートワークで気を付けたい円滑なコミュニケーションのコツ

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新型コロナウイルス対策のためにリモートワークで勤務されている方は多いのではないでしょうか。日々リモートワークで仕事をしていると、ふと寂しくなったり、なぜかいつもよりイライラしたり…オフィスで働いている時とは違う感覚になる方もいるかもしれません。
それらは、リモートワークでのコミュニケーションの取り方で改善できるかもしれません。

リモートワークでのコミュニケーションはオフィスに集まって仕事をしていたときと大差ないとは思っていても、ところどころでコミュニケーション不足や意思疎通が生まれることもあり意外と難しいものです。

慣れない画面越しでのコミュニケーションを円滑に行うために、気を付けたいポイントについてお伝えしていきます。

Web会議システムでのコミュニケーション

リモートワークが増えたことにより、在宅からのWeb会議への参加も多くなります。
Web会議とは、インターネットを通して映像や音声などを共有することで手軽にコミュニケーションをとることができるツールです。
Web会議に参加する際には、次のことをあらかじめ準備しておくことで円滑にコミュニケーションを取ることができます。

  • Webカメラ・マイク
  • 背景
  • 服装などの身だしなみ
  • 画像・画面の共有方法

以下、それぞれについて見ていきましょう。

Webカメラ・マイクの準備

Web会議を行ううえで必須アイテムとなるのがWebカメラ・マイクです。
自宅にWebカメラ・マイクがない場合は、早めに準備するようにしましょう。また、すでにパソコンに内蔵されている場合も、きちんと使えるかどうか事前に確認しておくことが必要です。

Web会議前に映りの確認

使用するツールによっては自分がどう映るのか確認できるものもあります。
顔が大きすぎないか、逆光になって顔が暗くなっていないかなど事前に映りの確認をするようにしましょう。少人数でカメラを使ったWeb会議の場合は、一人ひとりの顔の印象で雰囲気も大きく変わります。

背景の準備

意外と忘れがちなのがWeb会議をするときの背景です。
背景として自宅が映りこむので、うっかり散らかった部屋を見られてしまったなんてことにならないように、映る範囲を確認して部屋の整理整頓を行うようにしましょう。

Zoomのバーチャル背景の活用

Web会議の代表的なツール「Zoom」にはバーチャル背景機能があり、背景を好きな画像に変更することが出来ます。
自宅が映りこむ心配がないだけでなく、いろいろな背景を使うことで楽しくコミュニケーションをとれます。
さまざまな企業などから背景素材が配布されていますので、自分好みのものを探してみるのもおすすめです。

服装などの身だしなみを整える

在宅で仕事をしていると、周りを気にせずリラックスして仕事をできるぶん、服装などはついつい手を抜きがちです。
急な会議にパジャマや寝癖頭のままで映ってしまった、なんてことがないように、勤務時間中は自宅とはいえ最低限の身だしなみは整えるようにしましょう

画像・画面の共有方法

オフィスや対面での仕事であれば、紙で印刷した資料を渡したり、直接席まで行って画面を見せたりといったことで、気軽に資料などを共有することができますが、リモートワークではそうはいきません。
普段なら資料に落とすほどのものでない場合も、わざわざ文字に起こさないといけないといった面倒なことも多々発生してきます。
そんなときに活用できる便利な機能があります。

Web会議システムの画面共有機能

相手が見ている画面をそのまま共有できるツールを使うことで、お互いの情報共有もスムーズにできます。
以下、ツールごとの特徴を見ていきましょう。

Zoom

Zoomでは無料プランのまま画面共有機能を使用可能です。
誰の画面の共有なのかも分かりやすく、リモート操作も可能なためとても便利です。

Skype

無料通話として有名なSkypeでも無料で画面共有機能が利用できます。

appear.in(Whereby)

操作画面をクリックするだけで画面共有が可能なツールです。
初回のみChrome拡張機能のインストールが必要となり、フリープランの場合は1回の共有時間が20分という制限が付きます。

Google Meet ハングアウト

チャットやビデオ通話、画面共有などが利用できるコミュニケーションツールです。
無料で画面共有機能が利用可能です。

Microsoft Teams

Windowsが提供するMicrosoft Teamsでは、画面全体やアプリ・ファイルが共有でき、画面共有だけでなく共同編集も可能です。

知っておくと便利なスクリーンショット機能

特別なツールがなくても、自分がいま見ている画面をスクリーンショットすることでその画像を共有することができます。まずは自分が使っているPCでスクリーンショットの仕方を覚えましょう。
・Widowsの場合はPrint Screenキーを押す
・Macの場合は、command + shift + 4を一緒に押します
矢印をつけるなど加工できるスクリーンショットのツールとしてLightningschotやGyazoなどを利用するとより簡単に共有も可能です。

「ちょっとこれを見てほしい」と会社では当たり前にしていた行動も、リモートワークではなかなか難しくなります。
画面共有の方法を覚えておくことで、画面越しでも気軽に相談できるようになります。

会議だけでなく雑談でのコミュニケーションも重要

リモートワークではオフィスにいる時のように周りと気軽に話すことができず、なんだか寂しく感じたり、コミュニケーションがうまくいっていない気がしたりするなどの課題があります。
会議のときだけでなく、雑談も取り入れることで、日ごろからしっかりコミュニケーションをとるようにしましょう。
リモートワークでの雑談をするポイントには次のようなものが挙げられます。

雑談する場所を設ける

オフィスに集まっているときには「ちょっといいかな」と隣の人に声をかけたり、始業前や休憩中に昨日のテレビの話をしたりと、ちょっとした雑談が出来ましたが、リモートワークでは気軽に声掛けが出来ないものです。

コミュニケーションツール内に雑談用のチャンネルを作り、気軽に雑談するために、雑談できる場所や時間をあらかじめ作っておくようにしましょう。

雑談はなんでもOK

気づいたことや困っていること、愚痴や相談事など、話題はどんなことでも大丈夫です。
また、メンバーの書き込みにリプライを返すだけでも気軽なコミュニケーションにつながります。

いつもより饒舌に

リモートワークでの雑談は対面よりも伝わりにくい分、オフィスにいる時よりもちょっとだけ意識的に「饒舌」になることが大切です。
リモートワークに切り替えた場合、どうしでもコミュニケーションが希薄になりがちです。
仕事をしていくうえでは「声掛け」「挨拶」「雑談・相談」「つぶやき」などオフィスにいる時にはあまり意識していなかった些細なコミュニケーションが、とても大事になります。
日頃から些細なコミュニケーションをとることで「声をかけやすい」「相談しやすい」「助け合える」風土を作り、リモートワークでもチームを強化することが出来るのです。

まとめ

リモートワークでも円滑にコミュニケーションをとるポイントをお伝えました。
リモートワークでもしっかりコミュニケーションをとれ、仕事を円滑に行うことができる土台ができれば、今後の働き方に大きな影響を及ぼすでしょう。

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