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オフィス移転時の要チェックポイント!契約面積と実際使用可能面積

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オフィスの賃貸物件を検討する際、契約面積と実寸(実行面積)が違っていることがあります
なぜ面積が違うのか、具体的には知らない方も多いのではないでしょうか。また、賃貸契約時には何を確認すべきか不安を持つ方も多いでしょう。
この記事、契約面積の定義やオフィス契約で注意すべきことなどについて解説します。

賃貸オフィスの面積の定義

契約面積とは

オフィスの契約面積とは、「賃貸借契約」に記載された面積のことを指しています。例えば、物件情報などに記載されている面積のことになります。

ここで注意したいのが、契約面をどのような算出方法で計算しているかということになります。
実際に使えるスペースとして算出されているネット面積なのか、
又は、トイレなどの共有部分の面積を加えて算出されているグロス面積なのかで、オフィススペースとして確保できる面積が違ってきます。

また通常契約面積は壁芯で計算されているため、
壁仕上がりの内法(内寸)で計算した場合は、壁芯よりも狭くなりますので、実際の有効面積は契約面積よりも小さくなるのです。

壁芯と内法

壁芯と内法の違いは、面積を算出するときの外側位置です。
建物は外壁と内壁の両方で作られていますが、
その外壁と内壁のちょうど中心(実際には壁の内部に位置していて見えない)を基準に計算されたものが「壁芯面積」です。
一方、内壁の仕上がり面(通常部屋側で見えている内壁)を基準に計算されたものが「内法面積(実寸面積)」です。

壁芯面積は壁の内部にその基準線があります。
実際はオフィスの内部空間として使えない空間も含まれていますが、内法面積は、実際のオフィスの有効な空間とする面積になります。

グロス面積・ネット面積

グロス面積とネット面積の違いは、
純粋なオフィススペースに、給湯室やトイレ、廊下やエレベーターなど共有部分を加えて計算しているかどうかという点です。

グロス面積は、
給湯室などの共有部分を加えて計算された面積となり、オフィススペースとして使えない部分も含まれています。

ネット面積は、
オフィス専用の部分から計算された面積となり、実質の有効面積となるでしょう。

賃貸オフィスを借りる際のチェックポイント

不動産情報の契約面積はネットかグロスか

物件の詳細情報を知るための不動産情報に掲載されている契約面積が、ネット面積であるか、グロス面積であるか、その違いを掲載しているところは非常に少ないでしょう。なぜなら、どちらを選択しても契約面積とすることができるからです。

しかし、共用部分が含まれたグロス面積と含まれないネット面積では、実際のオフィスの有効面積に大きな差が出てくることもありますので、直接問い合わせて確認すると良いでしょう。
また、内見をして実寸を図るなどの対応をすれば、掲載の情報がグロスなのかネットなのかを正確に確認することができるでしょう。

オフィス環境

オフィスを借りる際には、建物そのものの条件だけではなく、周辺環境も大切な要素です。

  • コンビニエンスストアやスーパーなどが徒歩圏内にあること
  • 飲食店がいくつかあること
  • 銀行や郵便局などが最寄りの駅にあることなど…

駐車場を確保できるかも職種によっては非常に重要です。
オフィスビル敷地内の駐車場が確保できれば一番よいですが、難しい場合は、近隣に検討できる月極駐車場があるかどうかもチェックしておきたい要素です。

内見を欠かさない

オフィスの物件情報が正しいかどうか、また、周辺環境を調べるためにも、内見は必ず行うべきものと考えます。

オフィスの有効面積の確認や状態の確認はもちろんですが、共有スペースの状態や同じオフィスにどのような企業が賃貸しているかなども確認しましょう。

電気やネット回線の状況などのライフラインの整備状況も大切です。最適な使用環境に対応できるかどうかなども確認します。

また、周辺環境の確認は、日中と夕方や夜間と両方で確認することをおすすめします。なぜなら、時間帯によって環境がガラリと変化するケースもあるからです。例えば、日中は賑やかな雰囲気であった通りが夜間は街灯も少なく、人通りもない場合、防犯上の好条件ではなくなる可能性もあります。内見は周辺も合わせてしっかりと行いましょう。

契約時のチェックポイント

契約の流れ

オフィスを契約、入居するまでには、次のような流れがあります。

  • 6ケ月前…移転先のオフィスの目的を定め、条件などを設定する、現在賃貸中のオフィスの解約予告など契約な内容を確認する
  • 5ケ月前…新しいオフィスの物件候補の選定、物件の下見
  • 4ケ月前…物件の契約の申込み(契約)、会社パンフレットや登記簿、決算書等などを準備、敷金や保証金など賃貸条件を確認すること
  • 3ケ月前…移転先の準備 レイアウトの計画
  • 2ケ月~1ケ月前…具体的な移転の手続き、電話やネットの連絡等、移転案内などの作成
  • 当日…移転先への引っ越し

事業計画書を用意する

オフィスを賃貸したい人の中には、これから起業する方も多いものです。
新規事業の場合、事業としての実績などがないために、賃貸を申込する際に「事業計画書」が必要となる場合があります

事業計画書は、契約の際に決算書の代わりとなる資料です。起業をするときに金融関係にも提出することもありますので、同じような形式で良いでしょう。

確認しておくべき事項

敷金の返還時期について

オフィスの契約での敷金(保証金)の扱いについては注意が必要です。
敷金は通常解約時に返還されるものとされますが、契約書の中で返還時期がいつになっているかをしっかりと確認しましょう。

例えば、物件の明け渡し後の「いつ」になるのかという点です。1ケ月なのか3ケ月後なのかなど、
契約書に明記されています。3ケ月以上も先の返還時期となっていれば、もう少し早い時期への変更を打診してみましょう。

賃料の改定方法について

将来的な賃料の改定については、その時期が重要となります。例えば、更新時となるのが一般的な賃貸契約ですが、大家さんからの申し出の時期となっている場合には、更新時期とは違う自由な時期に賃料の値上げがあるかもしれません。契約の両者が協議をすることが可能な内容になっていると安心感があります。

契約の更新方法について

賃貸の契約は、2年、3年、5年など一定の期間で区切られ、この期間以降も継続するには契約の更新を行います。
更新は自動で更新されるかどうか、また更新料が発生するかどうかなど、確認するようにしましょう
万が一定期借家契約という更新がない前提での契約になっていると、数年後には退去しなければならない可能性があります。十分に確認が必要です。

定期借家契約について

上で述べたように、定期借家契約は、一定の期間で契約が満了となり、その後の更新は基本的に「無し」というものです。
契約満了時に再度契約の希望が両者にあれば、そのまま借りることはできますが、再契約となります。
再契約は必ずできるというわけではありませんので、自動継続などで長く賃貸したいと考えている場合には、よく検討するようにしましょう。

原状回復について

ほとんどの場合、退去する際には原状回復という条件が付いています。
この原状回復の範囲というのは実はかなり曖昧なものとなっており、大家さんと借主の間でのトラブルにも発展しやすいものです。

原状回復とは、元にあった状態に戻すことされていますが、自然に経年劣化するものもあるため、契約時には「どの程度の原状回復が求められるのか」について確認しておいたほうが良いでしょう

まとめ

オフィスの賃貸は、物件情報と実際の面積や環境が同じかどうか、直接内見して確認することが大事です。
写真などの情報が必ずしも現状のものとは限りません。また、オフィスならではの契約の注意点などは、大きく後々の費用にも影響することもありますので、ひとつひとつしっかりと確認することをおすすめします。

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