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居抜きでの退去は難しい?居抜きオフィスへの入退去はプロへ相談!

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近年、オフィスの移転費用を削減する方法として、「居抜きオフィス」が注目されています。内装や什器をそのまま残した状態で退去し、そのままの状態で次の企業が入居するため、原状回復や内装に費やす費用を抑えることができます。

このような新しいスタイルで注目を集めている「居抜きオフィス」ですが、入居時はもちろん、退去時にも考慮すべき点が多く存在します。
そこで今回は、オフィスを居抜きのまま退去する際の注意点や手順などについて、詳しく解説していきます。

居抜きでオフィスを退去する際の流れ

はじめに、オフィスを居抜きで退去する際の流れについて解説していきます。基本的な流れは普通に退去する際と変わりませんが、居抜きの場合は、新たな借り主が見つかりにくいことも考えられるため、早めの対応が必要です。

借主の募集

まずは、入居希望企業を見つける必要があります。通常であれば、原状回復など精算を行い退去するだけなのですが、居抜きで退去する場合には原状回復義務が次に入居するテナントに引き継がれるため、次の入居者が決まらない状態では退去することができません。
そのため、居抜きの状態でオフィスを退去するには、ビルオーナーの承認を得る前から次の入居者の目星をつけておく必要があるのです。

ビルオーナーの承認を得る

次の入居者の目星がついたら、次に行うべきことは「ビルオーナーの承認を得る」ことです。
条件が合致し、次の入居テナントが確定したとしても、ビルオーナーの許可が降りなければ不成立となります。実際に、オーナー、貸主、借主の間でトラブルに発展することも少なくなく、居抜きでの契約に後ろ向きなビルオーナーが多いのも事実です。
しかし、居抜きでの入退去には、空室期間をなくす、入居時の内装費の削減、原状回復の必要がないなど、3者間にメリットが存在します。そのメリットをそれぞれが理解した上で前向きに協力し合えるような関係をつくることがビルオーナーの承認を得る近道と言えます。

借主との交渉

借主がある程度確定し、居抜きでの退去に関してオーナーの承認が得られた場合、次は、決定した借主との詳細な部分の打ち合わせや交渉を行います。

既に設置されている什器にトラブルが起きた際の責任の所存やどちらがどれだけ金額を負担するか、など、起こりうるトラブルを想定した上での話し合いを行います。
責任の所在の他にも、借主が必要とした什器が、契約期間ありのリース形式でのレンタルだった場合、残りの契約期間の確認や、その後の対応などについても確実に話をしておかなければなりません。

オフィスを居抜きで退去するメリットと注意点

オフィスを居抜きで退去するメリット

オフィスを居抜きで退去するメリットは、「原状回復費用の削減」がもっとも大きいのではないでしょうか。
本来退去時は原状回復責任があるため、入居時の状態に戻すために原状回復費用を支払い、工事を行う必要があります。原状回復工事だけではなく、次のオフィスの内装の工事にも費用がかかるため、合算すると大きな金額になってしまうことも多くあります。
しかし、居抜きで退去することができれば、内装をそのままに退去できるため、原状回復費用を支払う必要がなく、移転コスト削減を実現できます。それだけではなく、新しいオフィスの内装やOA機器などに費用を回すことができ、仕事の効率や従業員の満足度アップにもつながります。

また、フリーマーケットのアプリなども発達はしていますが、大きな机などは、処分する際に費用が発生してしまう場合もあります。
話し合いの上、次の入居者が机もそのまま使用してくれる場合もあることに加え、そのような場合は処分にかかる費用だけではなく、移転の際に机を運ぶ労力も抑えることができます。

オフィスを居抜きで退去する際の注意点

主にコストカットでのメリットがある居抜きでの退去ですが、同時に注意すべき点も存在します。
退去時に慌てることのないように、確実に確認してきましょう。

責任の所在をはっきりさせる

簡単に前述しましたが、居抜きで退去する場合には、オフィスに残す什器の責任範囲の所在を明確にしておかないとトラブルに発展します。
什器の使用年数によっては、移転してすぐに使い物にならなくなってしまった、などということも考えられ、修理代や処分代はどちらが負担をするのかなど、細かい取り決めを行っておくとよいでしょう。

また、リース契約の什器の請求が毎月(年)あることなど、契約に関して伝えておき、責任範囲の所在や契約名義だけではなく、支払いの有無も伝えておきます。このようにすることで、移転後に相手側も思わぬ出費をすることがなく、トラブルに発展することもありません。

さらには、什器の取り決めだけではなく、壁や床の傷、穴などの原状回復費をどちらが負担するのか、など、オフィス内の隅々まで細心の注意が必要です。
基本的に原状回復費は次の入居者に引き継がれるため、経年劣化の傷や穴でなければ、傷の位置やできた経緯などを踏まえ、支払いの所在を明らかにしておくことで、後々のトラブルも防ぐことができます。
このように、契約の部分や、後々の支払いの話をしておくことで、数年後の相手の退去時に連絡がきてトラブルになることはなく、お互い良い関係のまま移転をすることが可能です。

移転計画は早めに立てる

居抜きでの退去時の注意点2つ目は、「移転計画を早めに立てる」という点です。前述したように、居抜きでの退去の場合は、次の入居者が見つからないと原状回復をしなければなりません。
通常のオフィス移転とは違い、内装をそのままにしての退去のため、立地や面積などの条件の他に、「雰囲気が好みかどうか」などの基準も設けられることになります。
そのため、通常よりも条件に合致するであろう企業が少なくなるため、なかなか借り手が見つからないことも考えられます。
オフィスの解約予告から引き渡しまではおよそ3~6ヶ月と言われており、それまでに次の入居者が見つからない場合は原状回復工事を行い、退去することになります。
原状回復工事に必要な期間を考えると、引き渡しの1~2ヶ月前には、次の入居者を決めておく必要があります。
期限が設けられていることに加え、通常に比べ次の入居者を見つけにくい状況であるため、さまざまな手を駆使して次の入居者を見つける必要があるとともに、早めに着手しなければ間に合わない可能性が高いのです。

オフィス・事務所移転時の原状回復サポート『居抜き退去でオフィス原状回復費を大幅に削減』より出典・参照

オフィスを居抜きでスムーズに退去するコツ

近年の流行のSNSを活用

近年SNSが流行していることで、SNSを利用して情報を拡散し、入居の呼びかけをすることも増えてきています。
特定の知り合いのみへの発信になってしまうため、はじめはそこまでの拡散力はありませんが、知り合いがさらに拡散をしてくれる場合もあり、居抜きオフィスを求めている企業まで情報が繋がる可能性もあります。

また、居抜き自体が注目されてきてはいますが、まだ居抜きに関して知識のない企業も多いのではないかと思います。
不動産サイトだけではなく、SNSなどさまざまな場所から情報を発信していくことによって、思わぬところからの関係が生まれることも大いに考えられます。

専門家を頼る

入居者を募るにあたり、不動産サイトへ掲載するのは当たり前のことではあるのですが、掲載するだけではなく、実際にサポートやマッチングなどを行ってくれるため、不動産会社との関係性を強くしておくこともおすすめの方法です。
通常であれば、ビルオーナーと解約の手続きをして終了するところを、居抜きオフィスの場合であれば、限られた期間内に次の入居者を探さなくてはいけません。
ビルオーナーという立場以外の場合、賃貸不動産の利用は「借りる」ことに限定されるため、以外とイメージは湧きませんが、ビルオーナーではなく、居抜きオフィスの場合のように「次に借りてくれる企業をどうしても探したい」という場合でも、不動産会社は力になれるのです。
また、何度も前述しているように、トラブルに発展しやすい居抜きでの退去を、当事者のみで解決しようとすることは良い方法とは言えません。

たとえSNSなど、不動産会社を通さずに借りてくれる企業が見つかったとしても、賃貸に関する知識や経験が豊富な不動産会社を間に挟んだほうが、話し合いや手続きも円滑に進みます。
居抜きでの退去を検討し、借主が見つかったとしても、オーナーの了承が得られなければ当然居抜き退去は不可能です。
検討の段階で、そのオフィスの原状回復責任の規約などを確認することや、原状回復工事を行うとしたらどの程度費用が発生するかなどの調査を行った上で居抜きでの退去が可能かを判断できるのは不動産会社以外にありません。

また、居抜き退去時には不動産会社を間に挟むことで、オーナー、貸主、借主の全員が納得する形にまとめることもできるため、まずは不動産会社にご相談いただくことをおすすめします。

まとめ

居抜きでオフィスを退去しようとするのであれば、スピードが命です。居抜きでの退去を考え、ビルオーナーの了承を得られたのにもかかわらず、借りてくれる企業が見つからずに原状回復費用を支払い退去することも決して珍しいことではありません。
最大で半年ほどの猶予はありますが、自分たちが次に借りるオフィスのことなどにも着手していくことを考えると、半年は長い期間とは言えません。

オーナー、貸主、借主の全員にメリットがある居抜きを上手に活用するために、間違いのない確実な知識をつけた上で、早めに行動することを心がけましょう。
ビルオーナーに解約予告を出す前に、まずは居抜きの取り扱いに長けている不動産会社へご相談ください。

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