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オフィス移転時に総務がやっておくことは?リストを作りスムーズな移転を!

オフィス移転時に総務がやっておくことは?リストを作りスムーズな移転を!

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オフィス移転が決まったら、総務にはやるべきことがたくさんあります。
しかしオフィス移転は滅多にない事なので、何から始めていいのかわからない方が多いですよね。
そこで今回は、オフィス移転の際に総務がやるべきことをご紹介いたします。 

タスク一覧を確認

引っ越し作業や、関係省庁への届出、新オフィスのルール作成など総務の仕事は沢山あります。
まずはオフィス移転をスムーズに行うために、タスク管理表を作成しましょう。タスク作成のコツは、そのタスクがいつ必要とされるのかを考えて作成していくことです。

引っ越し前にやること

■移転後の環境のためのタスク

  • 新オフィスのマニュアル作成
  • レイアウト作成
  • 新旧設備機器の確認(リース契約か否か)
  • 通信設備の契約変更もしくは解約・新規契約
  • 郵便物の転送手続き
  • 電気や空調の工事
  • 電話番号変更申請と内線番号割振り

リース設備を移転直前まで使用する場合は、特に注意が必要です。
加えて電気・空調や通信設備は移転日初日から必要となるので、業務に滞りが出ないよう調整しましょう。
また、新オフィスのマニュアルや社内ルールは、移転前に作成し事前に通知します。忘れがちなのはごみの分別や喫煙所の場所など細かい点です。
チェックリストに入れて確認をしておきましょう。

■庶務的タスク

  • 社員証作成
  • オフィス移転の挨拶状作成と手配
  • 名刺・封筒・請求書などの印刷物とゴム印の手配
  • ホームページなどの住所変更
  • 通勤定期券変更に関わる事務作業

関係先へ送る移転挨拶状は少なくとも移転日の1カ月前には届くようにしましょう。
挨拶文の作成、送付先リストの作成、印刷依頼など思ったより時間がかかることが多いため、早めに動いておくと安心です。

■新オフィスで社員が必要なもの

  • 入館ID
  • 名刺
  • 封筒やゴム印
  • 電話やパソコンなどの通信機器

新オフィスに移転したその日から仕事ができるように、社員が必要なものは当日までに手配するスケジュール管理をしておきましょう。
入館の方法と入館時間に制限がある場合は、確認しておくことが必要です。

■引っ越し作業タスク

  • 引っ越し業者選定と手配
  • 工程表の作成
  • 従業員向け説明会の実施
  • 梱包状況の確認
  • 移転先のチェック

実際の引っ越し作業は業者に任せるケースが多いので、実際の梱包ルールと処分すべき物の扱いのタスク管理を行います。
従業員向けに引っ越しの説明会を開催し、各自の荷物梱包・搬入に関するルールと、タイムスケジュールを説明して協力を得るようにしておくと作業がスムーズに進むでしょう。

■住所変更が必要な手続き

  • 税務関連
  • 社会保険関連
  • 労働保険関連
  • 登記関係

慣れていないと作成に時間がかかるかもしれませんが、専門家に依頼して書類の作成や提出を代行してもらうことも可能です。
法務局における本店移転の登記や、支店の登記をいつまでも変更せず前の住所のままにしていると、罰金(過怠税)が課される可能性もあるので注意しましょう。

移転後にやること

  • 什器や備品の設置
  • ガス・水道・電気・通信設備の使用開始の手続き
  • 必要書類の提出

銀行への住所変更手続きは登記簿謄本が必要なので、移転後に移転登記申請書を法務局に提出してから行います。

チェックリストを作ろう

必要なタスクが洗い出せたら、そのタスクに基づきチェックリストを作りましょう。
タスク漏れの防止や進捗管理がしやすくなり、効率的に作業を進めることができます。チェックリストを作る理由とそのポイントについて見ていきましょう。

タスク漏れ防止

そもそも、タスクが漏れていたら正しいチェックリストは作れません。
素案は1人で作成しても、他部署の社員を加えタスク漏れがないか確認をしてもらい、タスク管理とチェックリストの作成を行うことが望ましいでしょう。
可能であれば「移転プロジェクトチーム」を作り、複数人で漏れがないようにタスク管理ができると良いですね。

内勤と営業など立場の異なったメンバーが意見を言い合うことで、タスク漏れを防止すると共にオフィスの質を上げることが可能となります。
会社全体にとって働きやすいオフィス移転にすることができるでしょう。

進捗管理を明確にする

オフィス移転には、期日が決まっている作業が多いので、チェックリストを活用し期日管理と進捗管理を徹底しましょう。
その際、その作業は誰がするのかという実施者と、重要事項であればダブルチェック責任者を記載し、責任の所在を明確にしておくとなお良いです。

社員同士の共有のため

「移転プロジェクトチーム」が作れたら定期的にミーティングを行い、作業の進行状況や懸案事項がないかを共有しておきましょう。
最後にチェックリストを「全社員向けオフィス移転説明会」で使用し、役員・従業員がそれぞれ行う手続きと作業を明確にするとスムーズです。

期限を決める

オフィス移転が決まると、関係先へ送る移転挨拶状や各工事の支払いなど、バラバラな手続きが多く同時進行で行わなくてはなりません。
期限があるものには必ずチェックリストに明記し、余裕を持って対応していくことで支払い忘れや準備不足をなくすことができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?オフィス移転時に総務が行う作業は膨大です。
だからこそ、タスクを洗い出して一覧を作り、期限と責任者を決めたチェックリストを作成することが大事です。
オフィス移転のプロジェクトを堅実に進められるように、社内調整を進めていきましょう。

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