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オフィス移転時の注意点とは?

オフィス移転時の注意点とは?ついつい忘れがちなポイントをご紹介

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オフィス移転時は何かとやることが多く、しかも通常業務と同時進行しなくてはなりません。
そこで、ついつい忘れがちな重要ポイントを9つ、実際に忘れてしまうとどうなるのかまで含めて確認していきましょう。

まずは旧オフィスの契約条件を確認しよう

移転の際にもっとも重要なのは、解約条件の確認です。
まずは、現在のオフィスの契約条件を賃貸契約書で確認していきましょう。

解約予告期間を確認する

最初に「解約予告期間」を確認しましょう。
解約予告期間とは、実際に解約する日よりもどのくらい前にオーナーに通知しなくてはならないのかを取り決めたものです。一般的には移転の6ヶ月前ですが、事務所ごと、契約ごとに条件が異なることもあるので、現在のオフィスの契約書を必ず確認しましょう。

■確認しないとどうなる?
解約予告期間内に解約予告を行わないと、新しいオフィスと前のオフィスの両方に賃料を払わなくてはならない期間が発生してしまいます。すると、結果的にコストが大幅にかかってしまうことにもなりかねません。

敷金・委託金の返却期間を確認する

賃貸契約書の内容を確認するのと同時に、敷金・委託金はいつ返してもらえるのか確認しましょう。

■確認しないとどうなる?
オーナー側が返却を忘れてしまうことも考えられます。もちろん、返却されていないことに気づいたら、解約して日が浅ければ返してもらえる確率が高いですが、あまりに年月が立ちすぎてしまうと返してもらえないことも。さらに、敷金よりも原状回復費用が多くかかった場合、差額が発生することもありますので、確認は慎重に行いましょう。

フリーレントなどの特記事項を確認する

フリーレントなど、特殊な契約でないかも確認しましょう。
例えば、初回契約期間が2年と設定されていた場合、1年で退去しようとすると違約金がかかったり、そもそも解約できなかったり、ということもあります。

■確認しないとどうなる?
特殊な契約は、基本的に覆すことができません。
そのため、違約金や賃料の重複が発生する可能性が高いです。思わぬコストがかかってしまうので、特記事項にも注意しましょう。

引っ越し希望日から移転期間を逆算しよう

スケジュールは、引っ越しの希望日から移転期間を差し引く形で逆算していきましょう。

移転期間は半年〜8ヶ月かかる

オフィス移転には、物件決めから手続きまで、最低でも半年程度かかると思っておいた方が良いでしょう。
できれば、余裕を見て8ヶ月程度でスケジューリングするとより安心です。

■移転期間を十分とらないとどうなる?
オフィス移転の期間を十分にとらないと、直前になって引っ越し業者が決まらない、荷造りが終わらない、通常業務が回せないなどの事態に陥りかねません。スケジューリングは余裕を持って行いましょう。

原状回復工事日程を確保する

オフィスの原状回復工事は、一般的な住居と違って契約期間内に済ませなくてはなりません。
また、原状回復工事はオーナーの指定業者で行わないといけない場合もあり、指定業者とのスケジュールが合わないことも考えられます。

■確保しないとどうなる?
日程を十分に確保していないと、解約日までに原状回復工事が終わらず、賃料コストや原状回復費用が非常に高くなることもあります。
さらに、日程が合わないからと指定業者を頼まなかった場合、オーナーとトラブルになることも考えられますので、必ず指定業者に依頼しましょう。

旧オフィスのリース名義変更や不用品処分をしよう

最後に、旧オフィスで使っていたリースのOA機器の名義変更や、印刷物などの手配、不用品の処分などを行います。

リースの名義変更をする

複合機や電話機などをリースしている場合、新規オフィスへの登録名義の変更が必要です。
また、高度な電子機器の場合、引っ越し業者では動かせない可能性もあります。そのため、こうした機器の確認を事前にしておきましょう。

■変更や確認しないとどうなる?
これらの確認や変更を行っていないと、新しいオフィスで複合機や電話機がすぐに使えないことも。業務に大きな支障が生じる可能性が考えられます。

電話・インターネット回線の手続きをする

電話やネットの回線も、変更・解約・新規契約などの手続きが必要です。
新しいオフィスでもすぐに使えるよう、2週間〜4週間かかることを念頭に置き、早めに手続きを進めておきましょう。

■手続きしないとどうなる?
電話・インターネットが使えないと、通常業務が行なえないだけでなく、外部からの問い合わせに対応できなくなる可能性があります。
仕事が進まないだけでなく、取引先や顧客との信頼関係に関わるので、特に注意しておきましょう。

挨拶状や印刷物を手配する

オフィス移転の際は、顧客や取引先・近隣に挨拶状を送ったり、会社のパンフレットなどの印刷物を刷新したりする必要があります。
デザイン作成から送付先一覧を作成して実際に送付するまで、だいたい1〜2ヶ月程度かかると思っておくと良いでしょう。

■手配しないとどうなる?
取引先や近隣に移転が周知されず、評判や信用に響くおそれがあります。
送付するのは移転の1ヶ月〜3週間前くらいとし、そこから逆算して手配するようにしましょう。

不用品の処分に気をつける

旧オフィスで、個人情報などが含まれた書類や記録メディア、パソコンなどの不用品を破棄する場合、セキュリティ面で細心の注意を払いましょう。

■確認しないとどうなる?
書類や記録メディア、パソコンなどは情報の宝庫です。個人情報漏洩などのリスクがあるため、処分は慎重に行いましょう。

まとめ

オフィス移転はやることが多く、加えて日々の業務があるとついつい抜け漏れが生じてしまいます。
ご紹介した9つの注意点に十分気をつけ、想定外のコストやタイムロス、発注忘れが発生しないようにしましょう。

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