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失敗例から学ぶオフィス移転

オフィス移転に失敗しないために!失敗例から対処法を学ぼう!

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オフィスを移転するときに、内装や立地、手続きの忘れなど、失敗したくないものですよね。
失敗したくないという思いが強いと、色々と慎重になってしまいます。
この記事では、オフィス移転の際の失敗例を3パターンご紹介するとともに、その対処法をお伝えします。失敗例から対処法を学び、今後に活かしていきましょう。

電話やネットの手配が遅れる

まずは、電話やネットの手配が遅れたことによる失敗例です。
2つ挙げているので、それぞれについて見ていきましょう。

失敗例1

オフィス移転が多い時期に移転を行ったため、NTTやインターネット業者への依頼や、工事の予定がなかなか合わず、電話やインターネットの手配が遅れてしまった。
そのため、引越し日当日に電話やインターネットが開通できず、取引先やお客様に迷惑をかけてしまうことになった。

■対処法

まず、オフィス移転が多い時期は電話やインターネット工事の業者に限らず、原状回復工事業者や引越し業者など、すべての手配が目安として言われている期間よりも長くかかりやすいです。
どうしても移転の時期を選べない場合以外は、オフィス移転の多い時期を外して移転を行うと、予定通りに移転を進めやすいでしょう。

移転の時期を選べない場合は、すべての手配を目安とされる期間の1ヶ月程度前から準備しておくと安心です。
特に、電話やインターネット工事の予約は、移転の日程が決まり次第すぐに連絡してしまうのが良いでしょう。

失敗例2

NTTやインターネット業者への依頼や予定が合わず、退去日までに電話やインターネットの撤去工事が間に合わなかったため、遅延損害金がかかることになってしまった。

■対処法

失敗例1と同じように、オフィス移転が集中する時期の移転はさまざまな業者の手配がスムーズに行かないことが多いのを念頭に置いておきましょう。
これも移転の日程が決まり次第、すぐに電話会社やインターネット業者に連絡して予定を押さえてしまうのがおすすめです。

その後、新しいオフィスでの電話・インターネットの開通も続けて行っておくと、後でやろうと思って忘れてしまうというようなトラブルも防げるでしょう。

旧オフィスと新オフィスの契約重複期間が長くなる

続いては、契約重複期間が長くなってしまったケースです。
連絡遅れや繁忙期など、さまざまなことが原因と考えられます。

失敗例1

旧オフィスの原状回復工事にかかる期間をできるだけ短くしたいと思っていたが、社内のスケジューリングがうまく行かず、業者に連絡するのが遅れてしまった。そのため、当初予定していた1ヶ月ではなく、2ヶ月の重複期間が発生してしまうこととなった。

■対処法

新オフィスと旧オフィスの家賃支払いはできるだけ重複させたくないものですが、原状回復工事の期間はどうしても重複してしまいます。
オフィス移転は住居の賃貸契約とは異なり、退去してから貸主が原状回復工事を行うのではなく、退居前に借主が原状回復工事を行い、元通りの状態に戻さなくてはなりません。

しかも、原状回復工事の業者は借主が自由に選定できるとは限らず、貸主が指定した業者で行わなくてはならない場合が多いです。
これに関してはよく契約書を確認する必要がありますが、指定業者で行わなくてはならない場合、必ずしも希望の時期や希望の日に必ず空いているとは限りません。
スケジューリングは移転プロジェクトの一番初めに抜け漏れがないよう行うとともに、原状回復工事業者への連絡はできるだけ早めに行いましょう。

失敗例2

旧オフィス契約期間の最後2週間で原状回復工事をしようと見込んでいたが、
繁忙期で原状回復工事業者がなかなか手配できず、結局翌月の工事となってしまった。そのため、旧オフィスの契約期間を1ヶ月延長せざるを得なくなった。

■対処法

失敗例1と同様、早めの連絡がカギとなります。原状回復工事の予定期間ぎりぎりに連絡しても、業者のスケジュールが空いているとは限りません。
移転の日程が決まったら、まず初めに行うことの1つとして、原状回復工事業者への連絡を組み込んでおきましょう。

費用を抑えるために安い業者やプランを利用した

安い業者やプランを利用しても、結果的には高くなってしまうことも考えられます。その失敗例についてみていきましょう。

失敗例1

新オフィスの内装工事を行う際、費用を抑えるため各工事別に別々の業者に発注したところ、確かに工事費用としては安くなったものの、社内の担当者の負担が非常に大きく、通常業務に支障をきたすほどになってしまった。

■解決策

内装工事に限らず、コストパフォーマンスを考えることはもちろん会社として大切なことです。
しかし、費用対効果もまた重要な検討ポイントであり、通常業務に支障をきたさないかどうか、担当者だけに過剰な負担がかかりすぎないかどうかなど、ある程度は費用が上がったとしても、手間を省くことも必要でしょう。

失敗例2

とにかく格安で内装工事を終わらせようとした結果、打ち合わせスペースの間仕切りを天井よりも低くしたところ、新事務所をオープンした後、社員からのクレームが非常に多くなってしまった。
そのため、天井までの間をふさぎ、空調を増設する追加工事を行ったことで、当初の工事に含めておくよりも費用がかかってしまった。

■解決策

ベンチャー企業などの場合、その後の移転を見据えて、短期間の契約となることがあります。
内装工事はできるだけ価格を抑えてシンプルに済ませたいものですが、どうしても削ってはならない部分もあります。
内装を削ってもよい部分なのか、それとも必要費用なのかは、しっかりと社内で検討しましょう。

まとめ

オフィス移転は多額の費用がかかるものです。だからこそ、後から失敗が見つかったり、抜け漏れで失敗したりしたくないものですね。
過去にどのような失敗例があるかを確認し、自社のオフィス移転の参考にしてください。

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