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オフィス移転が決まったらスケジュールを立てよう!

オフィス移転が決まったらスケジュールを立てよう!スムーズに行う方法とは?

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オフィスの移転はやることが多く、スケジュールを組むのも一苦労です。
オフィスを移転しようと決めたものの、いまひとつどのようにスケジュールを組めばよいかわからない方も多いのではないでしょうか。今回は、スケジューリングの仕方をご紹介します!

スケジュール作成はいつから始める?

オフィス移転は、想像以上に時間や手間がかかるものです。
そのため、移転直前になってから慌ててしまうことのないよう、計画や準備は6カ月以上前からスタートさせるのがおすすめです。

6カ月以上前~5カ月前にやること

6カ月以上前にやること

一般的に、オフィス移転にかかる期間は6カ月程度といわれています。
これは、賃貸オフィスの解約予告期間が6カ月前である契約が多いことなどが関係していると考えられますが、反対にいえば、6カ月前というのは解約予告期間ぎりぎりになってしまうのです。

経営戦略(移転戦略)やコストシミュレーション、現状の契約形態の確認などのフェーズを入れることを考えると、そもそも6カ月前にはほとんど方針が決定した状態で、解約予告を含め移転に向けて手続きを始められる状態が望ましいでしょう。
つまり、7〜8カ月くらい前から問い合わせなどで動き始められると理想的です。

6カ月前までにやること

6カ月前までには、現オフィスの解約予告と新オフィスの調査、選定を行いましょう。

■解約予告、原状回復条件の確認

解約予告期間は6カ月であるところが多いですが、管理会社によってそれより短いところも長いところもあります。
新オフィスを見つけてから「実は解約予告期間が6ヶ月よりも長かった」となっては、契約がうまくいかないことも考えられるので、移転する方針が決まった時点で契約書の解約予告期間を確認しておきましょう。

また、オフィス移転の場合は一般的な住居と異なり、解約までに原状回復工事を済ませておく必要があります。
原状回復工事については業者の選定やどこまでが借り主の負担になるのかなど、ビルオーナーからの条件が厳しい場合もあるので、これも契約書でよく確認しておきましょう。

■移転先オフィスの調査・選定

現オフィスに解約予告をする前に、まず移転先オフィスの調査・選定が必要です。
いい物件の候補がいくつか見つかってから、解約予告を行いましょう。

5カ月前にやること

退去の際の原状回復工事の見積り、移転までのガイドラインの作成立案、候補物件の内覧を行い、新オフィスを決定します。

■原状回復工事の見積り

原状回復工事の見積りは、ビルをよく知る業者に頼まなくてはならないなどの理由から、ビルオーナーの指定業者で行うことが多くなっています。

■移転ガイドラインの立案

移転について社員に周知するために、ガイドラインを立案・制定します。オフィス移転は単なる引越しではなく、会社の経営戦略でもあることから、方針を社員間で共有しておきましょう。

■候補物件の内覧と選定

6ヶ月以上前の時点で出しておいた候補を実際に内覧していき、絞り込んでいきます。

4~3カ月前にやること

この時期は、移転スケジュールを詰めて物件を決定する時期です。
新オフィスの内装レイアウトの決定や、旧オフィスの原状回復工事の打ち合わせ、決まり次第各工事の発注を行いましょう。
退去までに回復工事を完了させておく必要があるため、少なくとも3か月前には各工事を開始するのがベストです。リスト化すると以下のようになります。

  1. 移転スケジュールの確定
  2. 物件の選定と契約
  3. 新オフィスのレイアウト基本設計と決定
  4. 原状回復工事の打ち合わせ
  5. 持っていく什器と廃棄対象什器の決定

2カ月前にやること

2か月前になると、新オフィスに必要な設備の準備や、取引先などに送る挨拶状や印刷物の準備が始まります。
また、移転ガイドラインやスケジュールに従い、引越しマニュアルを作成して社員に共有しましょう。

電話回線・コピー機の移転・移設手配

電話回線やコピー機などのOA機器の移転・移設の手配をします。同じ業者に頼むのか、違う業者を契約するのかなど、リース費用の見直しにもつながるのでよく検討しましょう。

移転挨拶状の作成

顧客や取引先にもオフィスの移転を知らせるために、移転挨拶状を作成しましょう。
メールのみでなく、高級感のあるはがきや封書などで送付するのがマナーです。

社内印刷物の作成

名刺や封筒・伝票、会社案内・パンフレット類など、会社の備品として使用する印刷物も住所部分を更新する必要があります。

1カ月前にやること

遅くとも旧オフィス解約の1カ月前には新オフィス物件の引き渡しを済ませ、新しいオフィスの内装工事や空調工事などを始めておきたいところ。また、新しいオフィスの使用ルールの周知や、社員に必要な手続きを開始しましょう。リスト化すると以下のようになります。

  1. 新オフィス物件の引き渡し
  2. 内装工事着手
  3. 什器の搬入や電源・LAN・空調工事
  4. 新オフィスのルール説明・社員全員への周知
  5. 社員証明書の発行、通勤定期の買い替え
  6. 取引先や関係官庁への連絡・手続き

移転後にやること

移転が完了したら、旧オフィスの回復工事を完了させ、明け渡しを行いましょう。
また、移転で出た廃棄物の引き取り手続きを行い、完全に移転します。

まとめ

ここでご紹介した移転スケジュールは、あくまでも一例のものです。
テナントやオーナーによってもスケジュールは変わってくるので、個々の企業に合わせたスケジューリングをプロに相談して、スムーズに移転を行いましょう!

下記からオフィス移転のスケジュールに合わせたチェックリストもダウンロードできますのでぜひご活用ください!

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オフィス物件の選定や契約時の条件交渉・現ビルの原状回復費用削減相談なども対応させていただきます。