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オフィス移転時に必要な手続きを一括で紹介!

オフィス移転に必要な手続きは?時系列順にご紹介!

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オフィス移転はやらなければいけないことが多いですが、早めに全部準備してしまえば良いかというとそうでもなく、移転後でないと手続きできないものも多くあります。

今回は、オフィス移転に必要な手続きを時系列順にご紹介します。

移転前

まずは始めにやっておくべき、移転前の申請から見ていきましょう。およそ移転日の2週間前からやり始めるのが目安です。

[郵便局]転居届

提出先:旧オフィスの管轄郵便局

移転先の物件と移転の日程が決まったら、すぐに転居届を出しておくと忘れないのでおすすめです。遅くとも移転の1〜2週間前には済ませておき、移転後も速やかに郵便物をオフィスで受け取れるようにしましょう。

[消防署]4種類

消防署に提出すべき書類は4種類あります。
特に、下3つは提出期限がありますので気をつけましょう。

防火・防災管理者解任届出書

提出先:旧オフィス、移転先オフィスそれぞれの管轄消防署

期限の定めはないので、移転前に早めに済ませておくのがおすすめです。旧オフィスの管轄の消防署だけでなく、移転先オフィスの管轄の消防署にも提出する必要があるので注意しましょう。提出の際は、正・副の2部を持参します。

消防計画作成(変更)届出書

提出先:移転先オフィスの管轄消防署

オフィスを新たに借りて使う際に必要で、移転の7日前が提出期限です。
管轄消防署ごとに書式が違う場合があるので、必ず管轄の消防署のものを使いましょう。これも、提出の際は正・副の2部必要です。

防火対象物工事等計画届出書

提出先:移転先オフィスの管轄消防署

天井まで達するような高さのパーテーション設置、床の貼替えなどの内装造作工事に必要な書類です。
造作工事を開始する7日前が提出期限なので、内装工事が入る日が決まったらすぐに提出しておきましょう。

防火対象物使用開始届出書

提出先:移転先オフィスの管轄消防署

これもオフィスを新たに借りて使う際に必要で、移転の7日前が提出期限です。
管轄消防署の書式のものを使い、正・副の2部を持参しましょう。

[その他]電話・ネット回線

連絡先:各電話会社・インターネット業者

電話回線やインターネット回線は、その日にすぐ開通できるとは限らず、場合によっては工事が必要な場合もあります。
旧契約を移設する場合も同じで、機器をそのまま移動するだけでは電話・インターネットが開通しない場合もあるので、移転の日程が決まった時点で申し込んでおくと安心です。

移転直後

オフィスの移転が終わったら、すぐに「労働基準監督署」「消防署」「警察署」に以下の書類を提出するとともに、銀行やクレジット、保険などの手続きも済ませましょう。

[労働基準監督署]2種類

まず、労働基準監督署に提出する書類は2種類あります。

労働基準法に関する適用事業報告

提出先:移転先の管轄労働基準監督署

労働基準法の適用事業となったときに提出する書類ですが、オフィスを移転したときにも、移転先の管轄監督署に提出する必要があります。原則として「遅滞なく」提出することが求められているので、移転後すぐに提出しましょう。

安全管理者責任報告

提出先:移転先の管轄労働基準監督署

これも、上記と同じく移転後も必ず提出しなくてはなりません。
職場における労働者の安全と健康を確保し、安全な職場環境を作ることを促進する「労働安全衛生法」に即したものです。移転後すぐに提出しましょう。

[消防署]防火管理者選任届

提出先:移転先オフィスの管轄消防署

もちろん、移転前に解任した人を再度選任しても問題ありません。
新たに防火管理者を選ぶ場合、講習を受ける必要がある可能性もあるので、確認した上で必要ならすぐに講習の申込みも行いましょう。

[警察署]車庫証明

提出書類:自動車保管場所証明書

正式名称は上記の通りで、社用車がある場合は、自動車を保管する場所を届け出ておく必要があります。
反対に、社用車を保有していない場合は提出する必要はありません。

[その他]銀行・クレジット会社、各種保険

連絡先:各銀行・クレジット会社、保険会社

金銭関係、保険関係の住所変更もできるだけ早めに済ませておきましょう。
各銀行・会社によって住所変更の方法は異なるので、各銀行・会社に直接確認し、手続きを行います。

移転後5日以内

提出先:旧オフィスの管轄社会保険事務所

提出書類:適用事業所所在地・名称変更(訂正)届

健康保険や厚生年金保険など、社会保険関連書類の提出を行います。旧オフィスの管轄へ提出するので、その点に注意しましょう。旧オフィスから新オフィスが遠い場合、郵送や電子申請が行える場合もあるので、管轄の社会保険事務所に確認してみてください。また、住所だけでなく名称も変更する場合はそれぞれ申請が必要です。

移転後10日以内

移転後、10日以内に「公共職業安定所」「労働基準監督署」に書類を提出しましょう。

[公共職業安定所]雇用保険事業主事業所各種変更届

提出先:移転先オフィスの管轄公共職業安定所

オフィスの住所だけでなく、オフィスの名称や事業主の氏名が変わった場合や、事業の種類や概要に変更があった場合にも届け出る必要があります。

[労働基準監督署]2種類

労働基準監督署には、2種類の書類を提出します。

労働保険名称・所在地等変更届

提出先:移転先オフィスの管轄労働基準監督署

旧オフィスと移転先オフィスが同一都道府県内であれば、新管轄署に変更届のみを提出しますが、旧オフィスと移転先オフィスの都道府県が異なる場合、旧管轄署へ「廃止届」、新管轄署へ「成立届」を提出する必要があります。
これも郵送や電子申請が使える場合があるので、管轄署に問い合わせてみましょう。

労働保険保険料申告書

提出先:移転先オフィスの管轄労働基準監督署

労災保険と雇用保険を合わせて労働保険といい、雇用のある事業主は基本的に必ず加盟します。
これも、移転が同一県内なら新管轄署にだけ提出すれば良いのですが、都道府県をまたいで移転する場合は「廃止届」「成立届」の両方が必要です。

移転後2週間以内

移転後2週間以内に、法務局へ移転の登記を行います。本店を移転する場合と支店を移転する場合について見ていきましょう。
オフィスが1つのみの場合、本店移転の場合を確認してください。

本店移転の場合

まずは、本店移転の場合を見ていきましょう。

同一の管轄区域

提出書類:本店移転登記申請書、株主総会議事録、取締役会議事録または取締役の過半数の一致を証明する書類

提出先:管轄の法務局

同一の管轄区域内で移転する場合、申請書は1通で構いません。登録免許税も3万円のみです。

異なる管轄区域

提出書類:本店移転登記申請書2部、株主総会議事録、取締役会議事録または取締役の過半数の一致を証明する書類

提出先:旧・移転先オフィスそれぞれの管轄の法務局

管轄区域をまたいで移転する場合(※県外でなくても、管轄区域をまたぐ場合)は、2部の申請書を旧・新管轄局へそれぞれ提出する必要があります。
ただし、2部まとめて旧管轄局へ提出できる場合もありますので、確認してみましょう。登録免許税は、2部で6万円が必要です。

支店移転の場合

提出書類:登記申請書、支店移転に関する事項を決議した議事録

提出先:本店と同じ管轄の支店を管轄内で移転する場合、その管轄局へ提出。管轄外の場合、本社所在地の管轄局と、旧・新支店所在地の管轄局の3つに提出する必要がある

支店を移転する場合、本店と同じ管轄かどうかで提出先が変わるので、注意しましょう。
登録免許税も、本店と同じ管轄の支店を管轄内で移転する場合は3万円ですが、これ以外の場合は金額が変わることがあるので、法務局へ直接問い合わせてみてください。

上記いずれかの登記事項証明書の手続きが終わったらすぐ

提出書類:事業年度、納税地などの変更異動届

提出先:旧・移転先オフィスの管轄税務署

事業所の移転登記が終わったら、すぐに法人税を管理する税務署にも報告を行いましょう。
これも旧・移転先両方に提出する必要があります。

まとめ

オフィス移転に関する手続きは、絶対に必要な法的なものを中心にまとめてもこれだけたくさんあります。
いざというときに慌てないよう、この記事を参考に1つずつ確実に手続きを行いましょう。

HATARABAでは移転時の関係官庁への届け出一覧表をご用意しております。ご活用ください。

関係官庁届け出チェックリスト

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