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オフィス縮小のメリット・デメリットをチェック!縮小移転を成功させるポイントとは

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新型コロナウイルス感染症流行の影響で、テレワークを導入する企業が増えています。オフィスを縮小する動きも出てきていますが、安易に縮小してしまうと生産性が落ちてしまうかもしれません。オフィスの移転も縮小も、先を見据えた綿密な計画が必要です。オフィス縮小・縮小移転を決める前に知っておきたい、オフィス縮小のメリット・デメリットや、縮小移転成功のためのポイントを解説します。

テレワーク拡大で都内ではオフィス縮小を検討する企業が増加

東京都内の上場企業では、新型コロナウイルス感染症の収束後もテレワークを維持もしくは拡大しようとしている企業が多く、オフィスの縮小を検討している企業も出てきています。

国土交通省が2020年8~9月に東京都内の上場企業に実施した「企業向けアンケート調査」によると、新型コロナウイルス感染症収束後のテレワークの方針は、「テレワークを縮小せず、拡大・維持していく方針の企業が約7割」となりました。

同調査ではオフィス縮小についても触れており、「一定程度のテレワークの実施が想定される場合、本社事業所のオフィス縮小をすでに検討している企業は14%、今後検討する可能性がある企業は46%で、合わせると6割」という結果になりました。テレワークを前提にオフィス縮小を検討、または検討する可能性があると回答した企業が半数以上を占めています。

また、三鬼商事株式会社の2021年3月の発表によると、東京23区のうち5区(千代田区・中央区・港区・新宿区・渋谷区)の2021年2月のオフィス平均空室率が約6年ぶりに5%超となりました。これは、テレワーク拡大の影響を受けていると見られます。東京都心ではすでに、オフィスを縮小する動きが出始めているのです。

オフィスを縮小・縮小移転するメリット・デメリット

こうした世の中の変化に対応し、オフィスの縮小や縮小移転を検討する企業もあるかもしれません。オフィスを縮小・縮小移転する場合のメリットとデメリットをチェックしていきましょう。

オフィスを縮小するメリットとして、まず、コストの削減が挙げられます。オフィスの家賃、光熱費などの維持費はもちろん、在宅勤務がメインになれば、社員に毎月支払っていた交通費の削減も可能でしょう。

カルビー株式会社は2020年7月から、オフィス勤務者の働き方については「モバイルワーク」を標準としました。同社は2014年に在宅勤務の制度を導入し、2017年にはモバイルワークで働ける日数や就業場所の制限を撤廃。2020年7月からは、オフィスに出社する必要のない働き方「モバイルワーク」を基本としました。モバイルワークをする社員には、一時金の「モバイルワーク手当」を支給し、出社する際には交通費を実費支給して定期券代の支給をやめています。

テレワークの拡大は社員にとってもメリットがあります。2020年9月にNTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社が実施した「テレワークと会社満足度に関する調査」によると、在宅勤務者の34.6%が「以前に比べてワークライフバランスが向上した」と回答しています。また、混雑した電車に乗らずに済めば、感染予防にもつながるでしょう。

一方、オフィスが縮小されてテレワークが拡大するデメリットとしては、コミュニケーションの問題が挙げられます。

特にチームやプロジェクトでのコミュニケーションが難しくなり、対面と同等の生産性が保てるかは課題になるでしょう。前出のNTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社の調査では、在宅勤務者の29.2%が「チームの生産性が低下した」と回答しています。生産性が落ちた理由には「コミュニケーション量の低下」「コミュニケーションの質の低下」が挙げられており、テレワークでのコミュニケーションの難しさがうかがえます。

オフィス縮小・縮小移転を成功させるために

オフィス縮小や縮小移転の計画を立てる際には、上記に挙げたような一般的に言われるメリット・デメリットだけでなく、自社にとってのオフィスのあり方や社員の働き方などを考えることも大事です。

オフィスの役割としては、例えば以下のようなものが挙げられます。

  • 情報漏えいの心配がなく、社員が快適に働ける作業の場としての役割
  • 取引先など外部とのコミュニケーションの場、会社の顔としての役割
  • 社員同士のコミュニケーションの場としての役割 など

例えば、イノベーションを重視するデザイナーや技術者といった職種であれば、新たなアイデア創出のために、雑談などが気軽にできるような空間を求めるでしょう。また、集中力を特に高めて業務に取り組む必要のある職種の場合は、コミュニケーションが活発で賑やかなオフィスよりも、集中できる個室などのある環境を求めるかもしれません。

オフィス縮小・縮小移転の検討時には、縮小後のオフィスに社員が求めるものなどを明確にしておくことが大切といえるでしょう。

また、オフィス縮小の一方でテレワークを拡大するのであれば、フレックスタイム制や事業場外みなし労働時間制で柔軟に働けるようにするなど、社員の働き方も検討が必要でしょう。チャットツールの導入、電子化・ペーパーレス化など、テレワークで仕事ができる環境を整える必要もあります。オフィス縮小後の社員の働き方についても、ぜひ検討してみてください。

オフィスの縮小・縮小移転の流れ

いざオフィスの縮小や縮小移転が決定した際も、その後にやることは山積みです。例えば、移転まで行う場合は以下のようなことが挙げられます。

  • 今のオフィスの課題を分析し、新しいオフィスに求める条件を整理する
  • 現在入居しているオフィスの契約を確認し、移転コストを計算する
  • 新しいオフィスの物件を探す
  • 現在入居しているオフィスの原状回復工事、入居するオフィスの内装工事
  • 引っ越し準備

ほかにも、どのくらいオフィスを縮小するのが適切なのかというシミュレーションや、キャッシュフローの計算などにも並行して取り組まなくてはなりません。オフィス縮小移転のタスクは膨大で、頭を抱えている担当者の方もいるかもしれません。

オフィスのプロであれば、物件探しだけでなく、内装工事の相談、移転時のコストシミュレーションやキャッシュフローなどのアドバイスも可能です。オフィスの縮小移転の際は、まずはオフィスの専門家への相談を検討してみてはいかがでしょうか。

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