オフィスアテンダント

オフィス検索

フリーダイヤル0800-888-2772

サイト内検索

【オフィス移転のチェックリスト】オフィス移転が決まったらやることを確認しよう!

この記事をシェア

オフィス移転時にはさまざまなタスクが発生して大変ですが、移転後もやることがたくさんあります。

例えば、移転後の挨拶を忘れると取引先に失礼ですし、庶務的な作業を怠ると社内で混乱を招いてしまいやすく、後々大変なことになってしまいます。

そうしたことを避けるため、オフィス移転時やオフィス移転後にやることについては、後々見逃しのないようチェックリストを作っておくことをおすすめします。

本記事では、オフィス移転前~オフィス移転後まで、移転時に必要なチェックリストについてお伝えしていきます。

移転前のオフィスに関するチェックリスト

オフィス移転はまず移転前のオフィスの契約状況などの確認から始まります。
移転前のオフィスに関する確認には次のようなことがあります。

■移転前のチェックリスト
・解約について
・原状回復工事について
・預託金について

それぞれについて見ていきましょう。

解約について

オフィスを退去するまでに、ビルの管理会社やオーナーに解約通知を出す必要があります。
解約するにあたって、解約の予告期間や敷金・委託金の返却時期についても事前に確認するようにしましょう。
通常の解約告知は半年前までにするのものが多いです。時期を間違えると追加で費用が発生する場合があるので、必ず賃貸契約書を確認してください。
また併せて、新しいオフィスへの入居可能時期を確認し、移転時期を検討しましょう。

原状回復工事について

オフィスを退去する際には、オフィス内を入居時の状態に戻さなくてはいけません。
このことを原状回復と言いますが、原状回復では「どこまで戻すのか?」「費用はどこが負担するのか?」などを賃貸契約書をみて確認することをおすすめします。意外と費用がかかることもありますので、必ず管理会社、オーナー、または当時仲介してくれた仲介会社に確認してください。管理会社などとの事前に打ち合わせをし、原状回復の範囲を確認するようにしましょう。
また、回復工事の指定業者が指定されていない場合もあるので、指定業者の有無の確認を行い、決まっていない場合は業者を探すところから始めなければならないため、早めに確認することが大切です。

預託金について

移転前のオフィスを契約した際に支払った敷金や預託金などの保証金は基本的には返還されます。
賃貸契約書を確認し、預託金がいつ返却されるのかを確認し、どのぐらいお金が、いつ返ってくるのかを確認しておくことで次のオフィスへの移転にも前向きになれるかもしれません。

移転後のオフィスに関するチェックリスト

オフィスを移転するということは、ただ住所を変えて同じオフィスを移動させるということではありません。オフィス移転はそれまでのオフィスの問題を解決する機会となり、新しく生まれ変わるための機会でもあります。
どんなオフィスにするのかしっかりとプランニングすることで、理想のオフィスを実現させるようにしましょう。

■移転後のチェックリスト
・オフィスプランニング
・移転に関する案内
・引っ越し業者作業

それぞれ確認していきます。

オフィスプランニング

オフィスプランニングとは、オフィス全体や各部署のレイアウトや必要な設備・機材を決めることをいいます。オフィスプランニングをきちんと組むことで移転後に働きやすい環境を作ることができます。また会社の社風をより表現する、働き方改革を取り入れたオフィスにするなど、移転の方針を決める大事なプランニングとなります。
より具体的なプランニングには専門の知識が必要です。ミーティングスペースを作ったり、オープンなフリースペースを作ったり…。移転相談をした仲介会社や専門業者のアドバイスを参考に進めるようにしましょう。
オフィスプランニングをする際に確認するポイントには以下のことがあります。

・使用人数と具体的なレイアウトを確認
・デスク等の配置確認
・プランニングと実地とで違和感がないかの確認

移転に関する案内

オフィス移転に伴い移転の案内が必要になります。
金融機関やリース機器・会員制サービス、アスクルなどの消耗品購入先など、引き続きやり取りを行う各所には早めに移転の案内をするようにしましょう。
また、取引先などに移転案内文を送付する場合は、送付漏れがないように送付先リストを関連部署で再確認し、移転前までには発送を完了できるように手配する必要があります。営業担当者や各部署に連絡し、宛名など失礼のないようにダブルチェックすることをおすすめします。

パンフレットやホームページの変更も行う

会社パンフレットやホームページなどのコーポレートサイトに記載されている住所も変更が必要です。印刷物にはシールなどで対応する場合もありますので、印刷して配布しているものがないかなどリストアップしておくと良いでしょう。
またメールで使う署名の住所も変更が必要となりますので、社内への告知を行い、変更モレがないようにしましょう。

引越し業者作業

移転までの引っ越し作業では次のことを確認するようにしましょう。

・全体スケジュールの確認
・社内説明会の開催
・最終レイアウトと現場の整合性
・廃棄物の処理方法

全体スケジュールの確認

引っ越しのスケジュールは余裕をもって組むようにし、引っ越し全体のスケジュール確認を1か月前までには行いましょう。
引っ越しに伴い様々な変更やトラブルが出てくるものです。
どんな事態でも対応できるよう余裕を持ったスケジュールを組んでおくことをおすすめします。

社内説明会の開催

引っ越しのスケジュールや具体的な引っ越し方法を社内で共有できるように、説明会を開催するようにしましょう。
荷物のまとめ方や備品・設備の運搬方法、電話やネット回線の切り替えスケジュールなどの社内での認識があいまいでは、取引先に迷惑がかかってしまうなどのトラブルを招くので、情報の共有はこまめに行うことが大切です。

最終レイアウトと現場の整合性

オフィスプランニングでのレイアウトと実際の移転後の現場の整合性が取れているのかの確認を事前に行いましょう。
「備品が入らなかった」といったことや引っ越し後に「思っていたものと違った」となってしまっては取り返しがつきません。
失敗しないように現場との整合性はしっかりと確認する必要があります。

廃棄物の処理方法

移転の際にでる廃棄物は基本的には業者に委託する場合がほとんどです。移転の機会に機密書類をダンボールで何箱も出す企業も少なくありません。重要な書類やパソコンのデータなどは、業者がどのように処理するのか確認しておき、トラブルが起きないようにしましょう。

オフィス移転に伴う届出

オフィスを移転すると各種届け出が必要になります。
それぞれの届け出によっては期限が異なりますので、届け出漏れが起こらないように期限や申請方法を確認するようにしましょう。

住所変更の届出が必要なものには次のようなものがあります。

・法務局
・税務署
・都道府県税事務所
・社会保険事務所
・労働基準監督署
・ハローワーク
・郵便局
・消防署
・NTT
・銀行

まとめ

オフィス移転でやるべきことについて、チェックリスト形式でお伝えしました。

オフィス移転の全後はばたばたとしてしまうものですが、「オフィスを移転したら終了」ではなく、本記事でご紹介したようなチェックリストを各自で作成し、「作成したチェックリストの内容を終わらせたら移転終了」とすることでミスやトラブルをなくすことができるでしょう。

弊社でも移転時に役立つチェックリストをご提供しておりますので、こちらを活用して効率よく移転作業を進めませんか?

今すぐ
お問い合わせください

オフィス移転全般について、お気軽にご相談ください。
オフィス物件の選定や契約時の条件交渉・現ビルの原状回復費用削減相談なども対応させていただきます。