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オフィス移転の荷造りのポイント!準備の手順から解説

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オフィス移転をする際には、移転前のオフィスで荷造りをしなければいけません。しかし、荷造りをどのようにすればよいのかわからないという担当者もいるのではないでしょうか。今回は、荷造りの手順と荷物をまとめるコツ、荷造り時に必要なものを解説します。オフィス移転を控えている企業担当者の方はぜひ参考にしてください。

荷造りの手順

荷造りには手順があります。これは業者に一任できないことなので、自社で対処しましょう。

  1. 現在使用しているオフィスと、移転先オフィスのレイアウト表を作成しましょう。このときに場所ごとのグループを作っておきます。
  2. グループごとに番号を決めましょう。
  3. 運び入れる場所の番号を記入したラベルをそれぞれの荷物に貼りましょう。ラベルは荷物を重ねても分かる位置に貼り付けるようにしましょう。
  4. 移転当日は、搬入がスムーズに進むよう移転先の入り口に作成したレイアウト表を貼っておきましょう。
  5. 不用品が出ることを想定し、処分の手配をします。不用品回収サービスや機密文書の溶解サービスを行っている業者に一任するのもよい方法です。

移転準備は何かと時間がかかるものです。少しでもスムーズに準備が進むように、ラベルを貼る位置や荷造りの手順などを社員に共有しておきたいものです。

パソコン・OA機器・什器・コピー機などはどうすればよい?

パソコンやOA機器、什器などはより慎重に扱うべき備品です。パソコンやOA機器・什器・コピー機などの扱いについて解説します。

パソコン・OA機器

パソコン・OA機器は精密機械となるため管理には注意が必要です。パソコン・OA機器は自社でケーブルなどの配線を外し、本体以外の付属品(マウス・キーボード・ケーブル類)を業者の指示に従いビニール袋に詰めるなど、厳重に梱包しましょう。移動後のセッティングも自社で行います。パソコンのデータは補償の対象外となっているケースがあるため、情報システム部の社員の力を借りるなどして確実にバックアップしておきましょう。

什器・コピー機など

こちらも精密機械となるため、可能ならば専門の業者に一任したほうが安全です。OAのメーカーや、リース会社を呼んで対処してもらいましょう。什器・コピー機などの運搬を請け負ってくれる業者を探すのも一つの手です。
什器の設置をスムーズに進行させるには、事前に移転先のオフィス内の什器設置場所に目印をつけておくとよいでしょう。コピー機・プリンター・FAXは、リース機器を使用している場合、移転する旨を自社でリース先の企業に伝えておく必要があるため注意が必要です。ソーターと本体が分かれる機器は事前にリース会社に依頼して解体してもらっておきましょう。トナーや用紙は事故を防ぐために抜いておき、電源コードなどは事前に外して一つにまとめておくとよいでしょう。

荷造り時に必要なもの一覧

荷造りするにあたり、資材が必要となります。何が必要となるのか解説します。

荷造りに必要な資材は?

荷造りに必要な資材は、何を配送するかにもよりますが、基本的には以下のものを準備しておけばよいでしょう。

  • 段ボール箱
  • ガムテープ、養生テープ
  • 気泡緩衝材
  • ラベルシート(ワレモノ注意や廃棄処分などの注意書き、内容物、設置場所の記載等に使用)
  • ビニール袋
  • 油性マジック(黒・赤)
  • カッター(ハサミ)

段ボール箱や緩衝材、ラベルシートなどは業者が用意してくれる場合もあります。業者に前もって用意してもらえるものを確認しておくとよいでしょう。

自社で運搬しなければならないもの

管理の問題上、自社で管理運搬しなければならないものがあります。業者には任せられない場合があるため、念頭に置いておきたいものです。
業者に依頼できない可能性があるものは以下の通りです。

  • 現金
  • 証券
  • 貴金属類
  • 絵画
  • 骨董品・美術品

自社で管理運搬することに不安を感じる場合は、専門の業者に依頼するのも手です。

荷造りのコツ

荷造りには、重さによって分ける、移転先の場所によって分けるなどのコツがあります。
段ボールは基本的に大、中、小といった3つの種類に分類できます。重いものは小さな段ボールに、文具などの軽いものは大きな段ボールに入れるのがポイントです。そうすることで、運びやすいというメリットがあります。
しかし、重さによって分ける方法は、移転先で整理するのに時間がかかる可能性があるというデメリットもあります。それを避けたい場合は、移転先でしまいたい場所に合わせて、引き出し別で段ボールに入れるようにすると移転後スムーズに整理できるようになるでしょう。
どちらの方法を取るのかは、予め社内で検討しておきましょう。ただし、どちらの方法にしろ、割れ物や壊れ物を入れた段ボールには必ずラベルを貼って注意書きをしておきましょう。

失敗しないために気をつけたいこと

荷造りで失敗しないために気をつけたいポイントは5点あります。
ポイントは以下の通りです。

  1. 会社の資産に傷がつかないように、気泡緩衝材で機材や書類を保護する
  2. 段ボールには移転後どこに整理するかが分かるよう番号を振っておく
  3. 引き出しなど開閉するものにはあらかじめテープを貼っておく
  4. デジタル機器はデータのバックアップを徹底しておく
  5. 廃棄物は一か所にまとめておく

廃棄予定のものが多い場合は、部署ごとでバラバラに置いておくと後から回収が大変になってしまうため、できるだけ一か所にまとめておきましょう。忘れないようにしたいのがデジタル機器のデータのバックアップです。マニュアル化して配布するなどして全社員にデータのバックアップを徹底しておきたいものです。

運搬可能なものを業者に確認しておこう

自社でできる工程として徹底しておきたいのが、自社の資産が詰まっているPCのバックアップです。PCやOA機器などの運搬を引き受けてくれる業者も多くあります。まずは運搬可能なものを業者に相談してみてはいかがでしょうか。

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