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オフィス移転の内装工事!業者は何をしてくれる?

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オフィス移転をするにあたり、避けては通れないのが内装工事です。単純にデスクを並べるだけのオフィスにするならコストは抑えられますが、こだわりのある来客対応スペースなどを設けるとなると、大掛かりな内装工事が必要になるでしょう。本記事では、オフィス移転の内装工事において、業者は何をしてくれるのか、手順はどのようなものなのかを解説します。オフィス移転を検討している企業はぜひ参考にしてみてください。

オフィス移転における内装工事の発注前のポイント

オフィス移転・内装工事業者に発注する前に、なぜ移転するのかという目的を持っておくことが大切です。移転先のオフィスで何を重視するのか、移転先の内装で何を叶えたいのかなども明らかにしておくとよいでしょう。なぜ現在のオフィスではいけないのかを徹底的に洗い出し、明確な目的をもって業者に相談すると、業者側もどのようなデザインにすればよいかが分かり、発注者側と受注者側間での意思疎通が図りやすくなります。

オフィス移転の内装工事で業者が行う7つのこと

まずは、オフィス移転の内装工事で業者が何を行うのか確認しておきましょう。

ヒアリング調査・見積り

オフィス移転を検討している企業が内装のどこにこだわりたいのか、移転目的、予算はどの程度を想定しているのかなどをヒアリング調査します。業者によっては、移転先の物件へ実際に赴き現場調査をする場合もあります。問い合わせをすれば日程を調整して業者が相談に乗ってくれるでしょう。そのうえで、見積り書を作成します。

プランニング

現在使用している物件や、移転先の物件を調査します。そのうえで、どのような内装にすればより魅力的なオフィスになるか、発注した企業の働き方にあった空間づくり、仕事の生産性をあげる仕組みなどを企業側に具体的に提案してくれます。周辺環境を分析して、機能的なオフィス作りの相談に乗ってくれるため、気になるところは業者に相談してみるとよいでしょう。併せて、オフィス移転や内装工事の計画を立てて、スケジュールを調整します。

デザインのすり合わせ

これまでの段階で得た情報や希望をもとに、完成イメージを共有しあいます。イメージがお互いに異なれば再度すり合わせを行えるので、納得がいくまで完成イメージを見せてもらいましょう。

計画全体を確認する

両者の意見をすり合わせてできた計画全体の案で、平面図、見積書などを説明し、希望に間違いがないかどうか確認します。こちらも計画書によく目を通し、イメージや予算に合うかどうか確認しておきましょう。

契約・発注

デザイン案や設計書、見積書の内容に納得した場合、契約となります。希望した条件と齟齬があれば再度ヒアリング調査や現場調査などの工程に戻り、すり合わせを行います。満足するまでこの工程が繰り返されるため、根気よく進めましょう。

工事実施

契約した内容に沿う形で、デザイン案や設計案をもとに内装工事を行います。デザイナーは全体のデザイン監修を行い、制作管理担当は工事を監修し、スケジュール調整を行いながら内装工事を進めていく段階です。

引き渡し・アフターフォロー

移転希望企業立ち合いのもと、実際に完成したオフィスを公開します。問題点や追加の改修工事がないかどうか確認し、問題なければ引き渡します。その後は、問題が起きたら定期的にメンテナンスや点検を行うアフターフォローがあるため、問題がある場合は活用するとよいでしょう。

どこを内装工事するべき?

オフィス移転を検討していても、実際にオフィスのどこを内装工事しなければいけないかわからない方もいらっしゃると思います。オフィスの内装工事が行われる多くの例は以下の通りです。

1.エントランス
・パーテーション
・企業ロゴ
・受付カウンターや電話などの設置
・エントランス全体やロゴを照らす照明の配置
来客対応が予想されるエントランススペースは、自社の第一印象を左右する大切な空間です。特に企業のロゴデザインなどにはこだわりを持つ方が多いです。

2.会議室
・パーテーション
・モニターの設置
会議室は参加人数に合わせて複数用意するケースが多いでしょう。その場合、どのように仕切るのか、声が漏れないように防音対策をとるのかなどこだわりたいポイントは多いはずです。また、遠方の支社とテレビ会議をするために会議用モニターの設置を考えているというケースもあります。業務効率向上のために社員が集中できる空間を用意したいものです。

3.社長・役員室
・造作壁
・配線設備

4.社員のオフィス空間
・パーテーション
・仕事に必要な配線設置
社員のワークスペースは、近年注目の集まっているフリーアドレス制を導入するか検討している企業も多いでしょう。フリーアドレス制とは、社員ひとりひとりに専用の席を設けない方針のオフィス空間です。好きな場所に座って仕事ができますが、それに対応できる配線工事なども必要となります。フリーアドレス制導入を検討している場合は、それも業者に伝えましょう。

5.社員のリフレッシュ空間
・パーテーション
・パントリーなどの設置
・トイレなど水回りの設備を整える
社員のリフレッシュ空間となるだけでなく、社員同士のコミュニケーションが生まれる機会も狙える空間です。また、トイレなどは来客も使用する場合があるため清潔感を大切にしたいものです。引き渡し後も定期的にメンテナンスしてもらえるのかどうか、業者に確認しておきましょう。

これらはオフィスの使用用途に合わせて変動するスペースでもあります。上記のものを参考にしつつ、自身のオフィスに必要なものは何かを業者と相談しながらすり合わせていくと考えもまとまってくるでしょう。

オフィススペース内に社員が集中できる個室のようなスペースを作ったり、壁を天井まで伸ばして仕切ったりするかどうかなど、内装工事に関わる悩み事は多いものです。

オフィス移転の内装工事では業者によく相談を

オフィス移転の内装工事では、業者が強い味方となってくれます。移転希望企業は自身のオフィスにとりいれたい要望をきちんと業者に相談しましょう。希望通りの仕上がりにするためには、業者との打ち合わせが何回も必要になることが予想されます。スケジュールには余裕をもって移転希望を問い合わせておきましょう。

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