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オフィス移転のお知らせ、英語で書くには?テンプレートと使い方

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日本社会のグローバル化に伴い、英語でコミュニケーションする機会は増えています。そこで、オフィス移転のお知らせも日本語だけではなく、英語のお知らせを用意しておくと親切でしょう。この記事では、案内状、メール、ホームページそれぞれの英語でのお知らせについて、テンプレートと重要な単語をご紹介します。

英語で書く事務所移転の案内状

最もよく使われる案内状の書き方から見ていきましょう。

▼冒頭に、自分の会社名、住所、電話番号とFAX、案内状を作成した日付を記載します。
Xxxx(Company Name)
1-2-34 Shinanomachi, Shinjuku-ku
Tokyo, Japan 160-0016
Phone: (81)3-0000-0000 / Fax: (81)3-1111-1111
November 15, 2019

▼次に、宛先を書きます。
DEF Department
ABC Company
Suite #000, 123 Apple Street
Seattle, WA 00000
USA

※宛先を書くとき、郵便番号から改行し「Seattle, WA/00000 USA」のように記載することもあります。どちらでも構いません。

▼宛名と用件を書きます。
<パターン1>
Dear Mr. Smith:
We would like to inform you that our office will move to the following location as of December 20.
(我々のオフィスは12月20日に下記の住所に移転することをお伝えします)
<パターン2>
Dear Mr. Brown:
We will be relocating the office to the address below from the 20th of December. The current office will be closed by the 30th of November.
(12月20日より、事務所が下記の住所へ移転することになりました。今の事務所は11月30日までの営業です。)

※“move”のみを使うと単なる「場所の引っ越し」、”relocate”を使うと「仕事環境を含めて変更する引っ越し」というニュアンスになります。また、”relocate”のほうがよりフォーマルな表現です。どちらを使用しても間違いではありませんが、移転の目的や相手との間柄などを考慮して使い分けると良いでしょう。

▼新しい住所や電話番号、メールアドレスなどを書きます。
New address:
  Xxxx(Company Name)
  12th floor Akasaka Bldg.  4-5-6 Akasaka
  Minato-ku, Tokyo, Japan 107-0052
  Tel: (81)3-xxxx-xxxx
  Fax: (81)3-yyyy-yyyy
  E-mail address: unchanged

※変更がなければ、”unchanged”と記載します。電話番号もFAX番号も変わらない場合は、新住所を記載した後に”Please note that our telephone and fax numbers will remain unchanged.”(電話番号ならびにFAX番号は現在のままです)と記載しても構いません。

▼続けて、さらに伝えたいことを書きます。
Any mail sent to our old address will be forwarded automatically to our new address until the end of the year.
(旧住所に送られた郵便物に関しては、年末までは自動的に新住所へ転送されます。)
We would appreciate it if you could tell those concerned within your company about the address change.
(御社内の関係者の方々にも、この住所移転についてお知らせいただけますと幸いです。)
We are sorry for the inconvenience this may cause you, and your understanding and cooperation are appreciated.
(お手数をおかけして申し訳ありませんが、ご理解とご協力のほど、お願い致します。)
We are looking forward to continuing our business relationship.
(今後ともお付き合いのほど、どうぞよろしくお願いいたします。)

▼最後に、自分の名前を書きます。
Sincerely,
Taro Yamada
(ローマ字で署名)
Xxxxx(Company Name)

※結辞は”Respectfully yours,”や”Sincerely yours,”などもフォーマル文書に使えます。

英語で書く事務所移転のお知らせメール

次に、お知らせメールの書き方をご紹介します。相手がアメリカやイギリスなど、日本以外の国に住んでいる場合、国際郵便を送るよりもメールを送信する方が多いかもしれません。

▼まず、件名を書きます。
(Subject:)Company new location

※日本語でも同じですが、件名はパッと見てわかりやすいものにしましょう。”Relocation”や”Notice of office moving”といった表現も可能です。

▼宛名と用件を書きます。
<パターン1>
Dear All,
We are pleased to announce the relocation of our office, effective December 20, 2019. Our new address, telephone and fax numbers follow:
(12月20日をもってオフィスを移転します。新しい住所、電話番号ならびにFAX番号は下記の通りです)
※”be pleased to〜”は「〜できることを嬉しく思います」という表現であり、相手にポジティブな印象を与える効果があります。
<パターン2>
Dear All,
We would like to inform you that our office will move to the following location as of December 20th, 2019.
(12月20日をもちまして、下記の住所へ移転することになりましたことをご案内いたします。)

▼新しい住所や電話番号、メールアドレスなどを書きます。
New address:
  Xxxx(Company Name)
  12th floor Akasaka Bldg.  4-5-6 Akasaka
  Minato-ku, Tokyo, Japan 107-0052
Please note that our telephone and fax numbers will remain unchanged.
※上記は、電話番号・FAX番号に変更がないときの書き方です。

▼住所の更新と今後の連絡のお願いを書きます。
Please update your records and direct all future correspondence to the address above.
(御社にあります情報を更新いただき、今後の連絡はすべて上記の住所にお送りくださいますようお願いいたします。)

▼上記で終わっても構いませんが、少しポジティブな印象や気遣いを添えても良いでしょう。
It is easy access to our new office,only 5 min’s walk from the Akasaka-mitsuke train station.
(新しいオフィスは赤坂見附駅から徒歩5分の距離ですから電車でおいでいただけると便利です。)
I look forward to continuing to work with you.
(今後ともお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。)

▼最後に、結辞と署名をします。
Sincerely,
Taro Yamada
Marketing department
Office name

英語で書く事務所移転のホームページ上の告知

ホームページ上に掲載する事務所移転の告知についても見ていきましょう。

▼タイトル
Notice of Office New Location
(事務所移転のお知らせ)

▼告知文
We would like to inform you that our office will move to the following location as of December 20.
(我々のオフィスは12月20日に下記の住所に移転することをお伝えします)

※案内状と同じ文面で構いません。

▼新しい住所や電話番号、アクセス情報を書きます。
New address: 12F Akasaka Bldg., 4-5-6 Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-0052
Tel: (81)3-xxxx-xxxx Fax: (81)3-yyyy-yyyy
Starting date: December 20
Access: 5 min from Akasaka-mitsuke station (Ginza Line or Marunouchi Line)

▼最後に問い合わせ先を書いておくと日本語のページ同様に親切です。
Enquiries
E-mail: officename@dummy.co.jp
Tel: 03-xxxx-xxxx
Fax: 03-yyyy-yyyy

まとめ

オフィス移転のお知らせは必ずしも日本語が堪能な人だけが見るとは限りません。今後はますます日本人以外の利用も増えていくと予想されます。英語のお知らせを併用し、ビジネスチャンスを逃さないようにしましょう。

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