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オフィス移転でやることは?移転前後のタスクを確認してスムーズな移転を!

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オフィス移転にはやるべきことがたくさんあり、何から手を付けていいかわからないと不安やストレスになってしまいますよね。時系列でやることがわかれば、もっとスムーズに移転できるはずです。移転の際の参考にしてみてください!

オフィス移転前に準備しておくこと

まずは、移転前の準備から見ていきましょう。

■移転スケジュールの作成
移転の動機が明確になり、移転することが決まったら早めにスケジューリングを開始します。

■物件探し、内見、レイアウト作成
移転の6カ月程度前までには新オフィスの候補を決め、内見し、移転先を決めておきます。移転先が決まったら、レイアウトを作成し、スペースや動線のイメージを固めましょう。

■引越しにかかる見積もり請求
移転先オフィスが決まったら、複数の引越し業者に見積もりを出してもらい、費用やオプションなどを比較します。

移転前にしておく手続き

移転前には、諸々の手続きも必要です。

郵便局:郵便物届出変更届

もっとも大切なのは、取引先や顧客からの郵便物です。移転先が決まった時点で、移転先の新たな住所と転送開始希望日を提出しておきましょう。

消防署:4種類の書類提出

移転前には、移転先管轄の消防署に複数の書類を提出する必要があります。

■防火・防災管理者選任(解任)届出書
防火・防災管理者を解任する届けを提出します。正と副の2部が必要です。

■防火対象物工事等計画届出書
新オフィスの内装工事を行うのに必要な計画書で、とくに天井まで届くようなパーテーションや、床の貼替えなどを行う際には造作工事開始の7日前までに提出しなくてはなりません。

■消防計画作成(変更)届出書
オフィスを新規に借りて使い始める際に必要な届出書(正・副2部)で、管轄の消防署によって書式が違う場合がありますので注意しましょう。

■防火対象物使用開始届出書
これもオフィスを新規に借りて使い始める際に必要です。正と副の2部が必要で、管轄の消防署の書式を使いましょう。

銀行:取引店変更依頼兼住所変更届出

届け出は基本的に現在利用している取引店、もしくは今後利用予定の支店で手続きが可能ですが、銀行により異なりますので、事前に各銀行窓口へお問合せが必要です。

移転後にしていきたい手続き

移転後は変更届の提出先が多いため、チェックリストを作成するとともに、期限を決めて取りこぼしのないようにしましょう。

警察署

新所轄消防署に、「車庫証明(自動車保管場所証明書)」を提出します。ただし、自動車(社用車)を保有していないオフィスの場合は必要ありません。

法務局

「移転登記申請書」を提出します。本社移転と支社移転の場合でやや異なりますが、以下を確認してください。

本社移転の場合…同一管轄区域では、管轄の法務局のみに提出。管轄区域外では、新旧双方の法務局に提出。
支社移転の場合…本社と同一管轄の支店を、同一管轄区域に移転した場合は、管轄の法務局のみに提出。それ以外は、新旧双方の法務局に提出。

税務署

移転登記申請書の手続きが済んだら、新旧双方の所轄税務署に「事業年度・納税地・その他変更異動届」「給与支払い事業者移転届け」を提出します。

都道府県税事務所

事業開始の日から10日以内に、旧税務事務所に「事業開始等申告書」を提出します。

社会保険事務所・年金事務所

旧オフィスの管轄の社会保険事務所に、「適用事業所在地・名称変更(訂正)届」を提出します。移転日より5日以内の届け出が必要となります。ただし、管轄の事務所により異なる場合もありますので、事前に確認をしておきましょう。年金事務所にも「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更(訂正)届」を提出しましょう。

労働基準監督署

労働基準監督署には、「適用事業報告書」、「労働保険名称・所在地等変更届」「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書」「労働保険関係成立届」「労働保険保険料申告書」等の提出が必要です。いずれも移転後の管轄の労働基準監督署に提出が必要ですが、持参以外にも郵送や電子申請ができる場合があるので、提出先の労働基準監督署に確認してみましょう。

公共職業安定所

「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出します。これも、新オフィスの管轄の公共職業安定所に提出が必要です。移転日より10日以内に届け出が必要となります。

NTT

電話回線の連絡をしておく必要があります。NTTでは通常、依頼してから開通まで電話回線で2週間、ネット回線では3週間から1か月強の時間が掛かります。従って移転初日からネット・電話を使えるようにする為には移転の1ヵ月半程度前から手配を行った方が良いでしょう。

その他にやること

廃棄物や新たに購入するもの、リース先・クレジット会社・銀行口座の住所変更など、一人でやっていては忘れてしまいそうなタスクもありますよね。社員全員を対象に説明会を実施し、部署ごとにタスクを振り分け、移転準備を進めることが大切です。

銀行口座やクレジットの住所変更

銀行口座やクレジット会社の住所変更は、各銀行や会社によって手続き方法が違うので、早めに確認し、手続きを済ませましょう。

社員への移転説明会

オフィス移転は、規模が大きければ大きいほど一つのプロジェクトとして進めた方がスムーズに、ミスなく進められます。そこで、社員全員を対象に移転説明会を行い、部署ごとにタスクを振り分け、通常業務と並行して移転業務を進められるようにしましょう。スケジュールの周知と確認がポイントです。

社内の作業割り当て

作業の割り当ては、「オフィス移転チーム」を作るかどうかによって異なります。チームを作る場合は基本的にチーム内でプロジェクトとして進めるため、他部署にそれほど負担をかける必要もありませんし、逆に負担をかけないようにする必要がありますが、チームを作らない場合はできるだけタスクが偏らないように振り分けましょう。

残留物・廃棄物リスト作成

オフィスに残し、新オフィスにも持っていくものと、旧オフィスで廃棄していくものに分けてリストを作成します。

設備、リースなどの契約変更手続き

オフィスの設備やリースなどの契約変更手続きを行います。これが遅れると新オフィスでスムーズに業務を始められなくなることもあるので注意しましょう。

まとめ

オフィス移転はやることがたくさんだからこそ、やることをタスク化し、チェックリストなどを作成することが大切です。また、担当チームを決めて「プロジェクト」として移転準備を進めることも一つの方法といえるでしょう。

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