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オフィス移転の案内のお知らせマナーは?お祝い返しはどうする?

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オフィスを移転することが決まったら、取引先などお世話になっている関係者や企業へ移転の案内を出します。この時、案内の出し方や案内状の内容など、取引先に失礼の無いように行う必要があります。また、案内を受け取った側もお祝いを贈る際には品物の選び方や相場などの、気をつけるべきマナーがあります。

そこで今回は、「オフィスを移転する側」と「オフィス移転の案内を受け取った側」、それぞれのマナーについて紹介します。まずはオフィスを移転する側の方から見ていきましょう。

オフィス移転のお知らせ

案内状に記載する内容

オフィス移転が決まったら、移転のお知らせと挨拶を伝えるための案内状を手配します。
案内状に必ず必要な情報は以下の通りです。

  • 挨拶文
  • 移転先の住所
  • 移転先の電話番号/FAX番号
  • 移転日

さらに地図があると見た目にも分かりやすくなるので、紙面のスペースが許すようであれば、最寄り駅からの簡単な地図を添えるといいでしょう。

詳しい書き方の例は、後ほど案内状の種類毎にご紹介します。

オフィス移転の案内はいつまでに出す?

請求書などの郵便物が移転先の住所に届くように、オフィス移転の案内は移転日の1ヶ月前~遅くとも2週間前までには、相手に届くように送ります。直前の案内になってしまうと、移転直前で慌ただしいなか移転に関する問い合わせに対応したり、大切な書類が移転前の住所に届いてしまったりといったトラブルが起こりかねません。
印刷物のデザインを決めたり、宛先のリストを作成したり、案内状の作成は思った以上に時間がかかります。移転日や電話番号が決まっていなくても、挨拶文の文面やデザインは前もって準備しておくことができます。余裕を持って案内を行うため、できることから準備しておきたいですね。

案内方法

オフィス移転の案内は、はがきで送ることが一般的とされていますが、最近ではメールで送ることも増えています。会社によってさまざまですが、メールの場合はどうしても簡略な印象を与えてしまうため、取引先にははがきで送り、担当者にはメールやFAXなどで送るなど、相手に合わせて案内方法を変えるのもいいですね。
また会社のホームページがあるなら、移転の案内を掲載しておきます。

はがき

移転の案内をメールで送るケースが増えているからこそ、はがきの案内状は丁寧な印象を与えます。今後もお世話になる取引先には、改めてはがきで送るようにしましょう。
はがきの挨拶文には、「冒頭の挨拶」「時候の挨拶」「結びの挨拶」が必要です。

【文例】

事務所移転のお知らせ

拝啓
○○の候 皆さまにおかれましてはますますご健勝のことと
お喜び申し上げます
さて このたび令和○年○月○日より下記(左記)住所へ事務所を移転する
運びとなりましたのでご案内申し上げます
社員一同 心新たに一層邁進してまいりますので
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます
敬具

令和◯年◯月 吉日

メール

メールの場合ははがきと違い時候の挨拶を使わないため、堅苦しくない印象になります。
ただ取引先によっては簡略で失礼だと感じることもあるので、丁寧な文面で送るようにしましょう。定型文を一斉メールで送るのではなく、会社名や担当者名を書き加え、個別に送るほうが丁寧な印象になります。

日頃の感謝の気持ちや、「お近くにお越しの際は、ぜひお立ち寄りください」など、ひとこと添えてもいいですね。

【文例】

件名:事務所移転のお知らせ

いつもお世話になっております。
株式会社□□□□の山田でございます。

さて このたび弊社は事務所を移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます。
社員一同 心新たに一層邁進してまいりますので
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます。
略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます。

■新住所
〒○○○-○○○○
東京都千代田区○○○1-2-3

■電話番号
03-○○○○-○○○○

■FAX番号
03-○○○○-○○○○

■営業開始日
○○月○○日

FAX

FAXの場合にも挨拶文ははがきと同様ですが、さらに「記」と「以上」を加える必要があります。

移転祝いのお返し

取引先からいただくオフィスの移転祝いには、お返しをするのがマナーです。失礼の無いよう、しっかりチェックしていきましょう。

移転祝いはいつまでに返す?

移転祝いのお返しは、お祝いをいただいてから1週間を目安に、遅くとも1ヶ月以内に贈ります。
移転パーティーや式を開催した場合は、その席で来訪者をもてなすことがお祝いのお返しになります。その場合は、手軽に持ち帰れるような手土産を用意しておきます。
品物を贈る場合、移転前後は慌ただしくお返しの品物を用意するのが遅くなるかもしれません。その場合は、取り急ぎお礼状だけでも送るようにして、まずはお返しの気持ちを表します。
お返しの品物には、紅白蝶結びののしに「御礼」または「内祝」と記しましょう。

移転祝いのお返しの相場とおすすめの贈り物

移転祝いのお返しは取引先との関係によっても変わりますが、半返し、つまりいただいた品物の半分の金額が相場となります。お返しは手軽に贈ることができ、相手の負担にならないものがおすすめです。
お菓子の詰め合わせセット(個装だと喜ばれます)やタオル、オフィスグッズなどが人気です。贈った相手に好きなものを選んでもらえるため、カタログギフトを送るのも人気ですね。

移転祝いのお返しに贈ってはいけないもの

移転祝いのお返しでNGな贈り物は、お祝いでいただいた品物と同じものや、商品券・現金などです。胡蝶蘭をいただいたからお花を、現金でいただいたから商品券を、と同じものを贈るのはタブーになります。

移転祝いを贈る際に気をつけるべきマナー

さて、ここからはオフィス移転の案内を受け取った側のマナーを見ていきます。

そもそも移転祝いを贈ってOKなケースは?

実は、移転祝いというのは贈ってはいけないケースがあります。それは、経営状態が悪化し、事業を縮小することに伴うオフィス移転です。
これは移転する会社にとって喜ばしいことではないので、お祝いを贈ることは失礼にあたります。

また、そうそうあることではありませんが、先方がお祝いを辞退している場合も移転祝いを贈る必要はありません。

このあたりの判断は難しいので、お祝いをするかどうか迷ったら社長や上司に判断を仰ぎ、慎重に対応することをおすすめします。

移転祝いを贈る時期は?

移転祝いは、移転の当日~2週間後までに先方に届くように贈るのが良いとされています。ただし、当日は引越しで忙しいという企業も少なくないため、贈っても問題ないか確認をとっても良いでしょう。
また、移転パーティーや式が開催される場合には、当日に贈るようにします。

移転祝いの相場とおすすめの贈り物

相場

移転祝いの金額は先方との関係や取引状況によって変わってきますが、一般的には以下の様な相場となっています。

軽い付き合いの企業:1~2万円
取引先の企業:3~5万円
特別な取引先の企業:5万円~

定番の贈り物

・現金
移転直後の物入りな時期には助かる贈り物です。ただ、関係性によっては無味乾燥な印象を与えてしまう可能性もあります。

・商品券
現金と同様、オフィス移転に伴って必要なものを揃えるのに役立ちます。

・花
お祝いの品物としては定番ですね。特に胡蝶蘭は「幸福が飛んでくる」という花言葉を持ち、最も人気のある贈りものの1つです。
ただし、胡蝶蘭は一目見て金額が分かりやすいので、安いものを贈ると印象が悪い可能性も。また、他の取引先からも多く贈られる品物なので、埋もれやすいというデメリットもあります。

・観葉植物
オフィスの環境向上に役立つ観葉植物。鉢植えは「根付く=そこで長く繁栄する」として縁起が良いことからも、おすすめの贈り物です。
ただし、スペースが必要になるので、邪魔にならないことを確認できている場合でなければ、避けた方が良いかもしれません。

・お菓子
贈る側、贈られる側どちらにも気軽なお菓子も人気な品物です。先方の従業員数で分けられる量があり、日持ちもするものを選ぶと良いでしょう。

・お酒
お酒はお祝いには大定番ですね。シャンパンや日本酒の様なお祝いにぴったりなものはもちろん、ワインを紅白で贈るのも縁起が良く喜ばれやすいです。

・カタログギフト
カタログギフトは贈られた側が欲しいものを選べるので、ハズレが少ないおすすめの贈り物です。
ただし、商品のラインナップには注意が必要です。オフィスで役立つ商品が多いカタログギフトを選びましょう。

移転祝いのタブー

移転祝いの贈りものやメッセージにはタブーとされるものがあります。

【贈り物のタブー】
赤は火事を連想させるとして、オフィス移転のお祝いには禁忌とされています。赤い花や品物は避けるようにしましょう。

【メッセージのタブー】
お祝いの贈り物にメッセージを添える際にも火事や事業の衰退を連想させる言葉は避けなければなりません。具体的には、下記のようなものです。

・火事を連想させる贈り物:「火」「燃える」「赤」「煙」「焼ける」など
・事業の衰退を思わせる言葉:「倒れる」「廃れる」「減る」「かたむく」など

これらの言葉は使わないように気をつけましょう。

まとめ

オフィス移転は頻繁にあることではありませんが、移転後も取引先と良好な関係を続けていくために、しっかりと対応することが重要です。移転する側、移転の案内を受け取る側。どちらもビジネスマナーに則った丁寧な対応ができるよう、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

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