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ファシリティマネジメントはオフィス運営・経営にどう役立つ?

ファシリティマネジメントはオフィス運営・経営にどう役立つ?

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グローバル企業では既に一つの職業として活躍しているファシリティマネージャーですが、日系企業では、総務部が仕事の一部を担っているのが現状です。
この記事では、ファシリティマネージャーとはどのような仕事をするのか、人選はどのように行えばよいのかについて解説します。

企業経営に欠かせないファシリティマネジメントとは?

かつて企業の経営資源はヒト、モノ、カネでした。しかし現在の企業資源は少々異なりつつあります。
ファシリティと情報が経営資源として数えられるようになったのです。
企業経営をするにあたって欠かせないファシリティマネジメントとは、何をする職業なのか解説します。

ファシリティとは何を指すのか

ファシリティとは、ビジネスを行うにあたり必要となる設備や環境すべてを指します。
オフィス内で目に入るものすべてといっても過言ではありません。
いまや第4の経営資源とも呼ばれ、ファシリティを有効活用できるかどうかは経営を左右する重要なカギとなります。

ファシリティマネジメントの目的

ファシリティマネジメントとは、単に設備を管理することだけではありません。
組織が持つすべての設備や施設、環境を経営的視点に立って運用・管理・活用する総合的な活動です。
ファシリティを最適な状態で管理し、ランニングコストを削減することが重要なミッションとなります。

かつては施設管理がファシリティマネージャーを置く目的でしたが、現在は施設の最適化が目的となり、需要が高まっています。
総務と似ている業務もあり、ファシリティマネジメントが浸透していない日本ではこれらを混同しがちです。
日本ファシリティマネジメント推進協会のアンケートでは、
オフィスの施設管理を行っているのは総務・庶務部門だと回答した企業は全体の89%にも及ぶことが判明しました。
参考:企業経営と建物施設の企画・管理・活用に関するアンケート調査

ファシリティマネジメントは、経営に関わる財務や情報化、デザイン戦略といった企画から実践・評価・改善まで行います。
一方の総務部は経営部の企画戦略を実践するという位置づけにあり、ファシリティマネジメントを経営部門と総務部が連携して行っているのが実情です。

ファシリティマネージャーの選定方法

企業にとってなくてはならない存在であるファシリティマネージャー。選定はどのように行えばよいのでしょうか。

資格所有者を選ぶ

ファシリティマネージャーには、「認定ファシリティマネージャー」という民間資格があります。
求人での「ファシリティマネージャー」とは、この資格を保有している人材を指す場合が多く、土地・建物・設備・家具・ITなどと財務・会計関連の知識を持っていることの証明になります。
ファシリティマネージャーになるにあたり資格の所有は必須ではありませんが、必要な知識を兼ね備えていることを客観的に証明できる人材を選定すると安心できるでしょう。
参考:認定ファシリティマネージャー資格

コミュニケーション能力・提案力の高い人材を選ぶ

ファシリティマネージャーは、部門や地位に関わらずさまざまな社員と交渉・交流したり、従業員の本音を引き出したりすることができる人材が望ましいです。
新しい社内ルールの提案をすることもあるので、現状を把握して改善案を提示する能力も求められます。
コミュニケーション能力・提案力の高い人材を選ぶと良いでしょう。
発言力が大きいだけでは、社内のファシリティを改善することにつながらないので、人選は慎重に行いましょう。

ファシリティマネージャーを外注する

ファシリティマネージャーを派遣するサービスを展開している企業もあります。
適当な人材が見つからない場合は、外注することも検討すると良いでしょう。プロフェッショナルがファシリティの最適化を提案してくれます。

ファシリティマネージャーの仕事内容

ファシリティマネージャーの仕事内容について解説します。具体的な仕事内容が分かれば人選もしやすくなるでしょう。

施設の保全管理

防災管理の妨げになるようなオフィスの利用の仕方をしていないかチェックします。
安全かつ快適に社員が仕事をしやすい環境を目指し、災害時に社員に危険が及ぶ可能性がないか、設備の安全点検なども実施しましょう。
それでいてランニングコストを抑えた施設運用となるよう改善提案を行わなければいけません。適切な在庫やオフィス利用を最小限のコストで賄うことが、主な仕事となります。

施設の利用満足度調査・運営費などの分析

オフィス利用者から不便はないか聞き出します。
また、オフィスのレイアウトは無駄な作業動線が含まれず、社員にとって使いやすいように機能しているかどうかチェックしましょう。
問題が見つかった場合にはオフィスの利用ルールを見直し、新たな社内ルールを提案することもあります。

オフィス移転も視野に入れて

人員が増加した場合や、オフィスの立地・利用に不便を感じた際にはオフィス移転も提案するという重大な役割も。
全体の状況を見極める能力が必要です。

オフィス移転する際のプロジェクト進行管理

組織の経営戦略を達成できるオフィスの条件の提示や必要な面積を計算し、オフィスレイアウトを提案します。
契約交渉や移転の進行管理もファシリティマネージャーの務めです。

まとめ

ファシリティマネージャーは経営戦略に沿ったオフィス管理に欠かせない存在です。
第4の経営資源を有効活用するためにも必要で、経営戦略と深く関わる人材のため、人選は慎重に行いましょう。資格取得者や適当な人材が見つからない場合には、外注を検討しても良いでしょう。

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