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オフィス移転で複合機を移動するには?自分で運んでもいいの?

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オフィス移転ではなにかとコストがかかるものです。そのため、少しでも費用を安くしたいと、運べるものは社員で運んでしまおうとする会社も少なくありません。椅子や傘立てなどの簡単な家具は多少ぶつけたりしても壊れる心配はないので、誰が運んでも問題はありませんが、大きな複合機は自分で運んでも良いのでしょうか?オフィス移転時の複合機の取り扱いについて、ご紹介します。

まず、自社の複合機(コピー機)の所有形態を確認しよう

複合機の移動方法は、自社所有かリース契約かで異なります。まずは、契約書などを見て所有形態を確認しましょう。

自社所有の場合

自社で購入した複合機の場合、基本的には備品扱いとなりますので、そのまま引っ越して構いません。とくに、引っ越しに関係する企業など、機器を安全に運搬する技術・設備があるのなら、気兼ねせずに移動させられます。しかし、カウンター保守契約などを複合機のメーカーと別途結んでいるなどの場合は、念のため事前にメーカーや業者に連絡しましょう。

リース契約の場合

移転が決まった段階で、リース会社もしくは販売会社に連絡しましょう。リースしているコピー機の所有権はリース会社にあるため、もし連絡せず自社で移動してしまい、移動中に事故などで故障・破損してしまった場合は、弁償しなくてはならなくなる可能性が高いからです。

また、契約書によっては、移転など機器を移動させるに当たって、別に取り決めを定めている場合もあります。事前にこれらの内容を確認してから、移転のスケジュールを立てるようにしましょう。

移動手段はどうする?

前述のように、リース契約と自社所有で移動手段が異なります。詳しく見ていきましょう。

リース契約の場合

リース契約の場合、契約書や取り決めに従って手続きを進めていきます。一般的に、事務所の引っ越しに伴う複合機の輸送の場合、リース会社に連絡して事務所が移転することを伝え、複合機の輸送を依頼しましょう。契約書に従い、リース会社に連絡して輸送を依頼していれば、補償などの問題が発生するリスクが無くなります。

逆に、連絡を忘れてしまった場合、リース契約を打ち切られたり、違約金が発生するケースもあるため、注意しましょう。リース契約は決められた場所での使用が条件ですから、その場所から移動してしまうことは契約違反となってしまうのです。

自社所有の場合

自社所有の場合、契約上は社員が運んでも専門業者が運んでも問題ありませんが、基本的には専門業者に輸送を依頼するのが良いでしょう。複合機は精密機器であり、取り扱いには十分な注意が必要で、微弱な振動が内部に影響し、誤作動や故障の原因になることもあるからです。

とくに、保証期間の終了後は修理が実費となるため、より注意しなくてはなりません。自分たちで運んだことによって不具合が生じた場合、業務に差し支えるだけでなく、高い修理費用が発生することもあります。

どうしても社員だけで運ぶ場合の注意点

それでも、どうしても社員だけで運ばなくてはならない場合、以下の3つのポイントに注意して運びましょう。

  • 中に入っているインクをすべて抜く
  • 軽くても80kg、重いものは100kgを超えるため、十分な人数を確保する
  • 精密機器なので、絶対に横向きにしたり、傾けたりして輸送しない

自分たちで運ぶ場合、運搬のコストはかかりませんが、運搬中に故障した場合、保証期間内でもメーカーの保証対象外となる場合があります。

設置までのフロー

では、設置までのフローと注意点を確認しましょう。

  • オフィスの移転決定
  • 移転先の物件決定
  • 新規レイアウトの検討時、配線を確認し十分なスペースや配線の長さが確保できるか確認
  • 移動前に、自分たちで勝手に配線を抜かないよう注意する
  • 当日、レイアウトをもとに業者に設置と配線を指示

配線の注意点

新しいオフィスに配置する際は、コンセントやLANのハブなどとの兼ね合いも考慮し、タコ足配線になったり、複合機が配線を踏んだりしないよう注意しましょう。傷んだ配線やタコ足配線は、火災や他の機器のトラブルの原因にもなりかねません。

設置場所の注意点

複合機は、安定した場所に設置し、左右前後にメンテナンスに必要なスペースを確保しなくてはなりません。また、直射日光が当たる場所・結露が生じる窓際・水周りや湿気が多い場所・埃や潮風が入る場所への設置は極力避けましょう。磁石や磁気を発する機器の近くも、誤作動を起こして故障の原因になる可能性があるので避けます。

とくに見逃しやすいポイントとして、壁に密着して設置してしまわないことが大切です。壁にぴったりくっつけてしまうと、トナー交換ができなくなるケースもあるので十分注意しましょう。また、周辺機器に電波の乱れやノイズを発生させてしまう可能性もあるので、テレビやラジオとは離して設置します。

かかる費用はどう変わる?

業者に依頼する場合、複合機は重量物扱いとなりますので、別途見積もりになることがあります。この費用は「搬出・搬入するに当たって2階以上でエレベータが無い物件の場合」「複数人で階段を上げる」「クレーン車を使う」など、環境によって大きく異なりますので、直接利用する業者に問い合わせてみましょう。

また、オフィス自体の引っ越しをトータルで業者に依頼するのか、複合機の運搬のみ単独で別の業者に依頼するのかによって、金額や手間も変わってきます。ただし、手間や保証を考えると、トータルコーディネートでオフィスの引っ越しとともに複合機の移動も頼むのが、結果的に安く済む場合が多いでしょう。

まとめ

できるだけ自分たちで運んで費用を抑えたいものですが、複合機は重量物かつ精密機器ですから、専門の業者に頼むのが無難です。また、リース契約の場合は取り決めに従いましょう。

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