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オフィス移転のネットワーク関連ですることは?トラブルと対処法も

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オフィスを移転するときには、電話回線やインターネット回線などのネットワークも引っ越しをする必要があります。単に電話機やパソコン、LANケーブルなどの配線を移動するだけではなく、NTTやインターネット回線業者などに連絡し、新しいオフィスでも使えるように手続きをしてもらわなくてはなりません。そこで、オフィス移転に伴うネットワーク関連で行うことや、トラブル例と対処法をまとめました。

移転前にすること

まず初めに、移転前にすることから見ていきましょう。

フロー

  • 既存の契約状況の洗い出し(電話回線・インターネットのサービスプロバイダと回線・プリンタ)
  • 移転のスケジュールに合わせ、大枠のネットワーク移行スケジュールを決める
    ・すぐに連絡や手配できるもの
    ・期限があるもの
    の2つに分け、いつまでに何をするか明確にしておく

契約状況の洗い出しでは、電話回線は回線の契約状況だけを確認すれば良いのですが、インターネットの場合、サービスプロバイダと回線事業者が別々になっている場合もありますので、よく確認しましょう。

サービスプロバイダとはインターネットに接続するための「入口」の部分を提供している事業者で、「Yahoo!BB」や「OCN」「BIGLOBE」などが有名です。一方、回線事業者とは、インターネットの接続のために必要な回線を提供する事業者で、「フレッツ光」や「NURO光」などのサービスがあります。

電話関連

新規オフィスのレイアウトや人数の変更などに合わせ、電話周りの設計を行いましょう。新規オフィスでも電話回線を利用する場合は、NTTに連絡して手続きが必要です。とくに、もともと内線を使っていた場合は、PBX機器を自分たちで移動するのか、業者に移動してもらうのか確認しておきましょう。また、この機会にクラウドPBXなどのサービスに切り替える場合も、各業者に相談・確認が必要です。

インターネット関連

最初に、既存のプロバイダや回線を継続利用するのか、契約を変更するのか決めましょう。もちろん、継続の場合も各業者に連絡し、手続きが必要です。また、新規オフィスの場所によっては既存サービスが対応していないこともありますので、新規オフィスの物件が決まった時点で最初に確認しておくと良いでしょう。インターネットプロバイダや回線を新規に契約する場合、解約と新規契約の手続きを行います。移転の物件と日程が決まった時点ですぐに行っておくと、漏れがなく安心です。

また、インターネット回線の利用には、回線工事が必要なこともあります。新規オフィスに回線が既に設置されている場合は工事をしなくても良い場合もありますので、最初に確認しておき、工事の予約はこれらの確認・手続き時に一緒にしてしまうと良いでしょう。

さらに、社内ネットワークを構築している場合、ネットワーク機器をそのまま持っていくか、移転先のオフィスでネットワークを新設するか決めなくてはいけません。そのまま持っていく場合は、衝撃や湿度などに細心の注意を払って機器を移動しましょう。

移転後にすること

什器や家具などの設置が一通り終わり、引っ越し自体が片付いたら、それぞれが使えるかどうかを確認していきます。

電話関連

電話の発着信ができるかどうか、実際にオフィスの電話機を使って行います。中には1つだけ配線が漏れていた、などの可能性もあるため、使うすべての電話機で発着信テストを行いましょう。

インターネット関連

インターネットに接続するすべてのパソコンから、接続できるかどうかを確認します。社内ネットワークを構築している場合は、移行や新設を行い、これも社内ネットワークを利用するすべてのパソコンからアクセスできるかどうかの確認が必要です。

トラブル例と対処法3つ

移転後の初営業日は、社内のネットワーク関連がわかる人間、担当者などに必ず出勤してもらいましょう。何らかの問題は起こりやすいため、担当者が複数人出勤しているのが理想です。

電話が鳴らない、使えない

まずは、電話機のケーブルやコンセントなどが抜けていないかを確認し、それでも不具合がある場合は業者に点検してもらいましょう。とくに電話回線の場合、社内の担当者だけでは対応しきれないこともあります。そのため、オフィス移転後の初営業日には、必ず工事を行った担当者に待機してもらうようにしましょう。

社内ネットワークや、インターネットにつながらない

LAN配線のミスや、社内ネットワークのIPアドレスが変更されたなどの理由で起こるトラブルです。まずはLANケーブルが正しく配線されているかを確認しましょう。インターネットへの接続方法はあらかじめマニュアルを作り、社員それぞれが設定を行えるよう準備しておきましょう。

プリンターが使えない

ほとんどは配線ミスや、パソコンとの接続不良です。そのため、プリンターやケーブル周りのエラー、接触不良を確認しましょう。プリンターの周囲におかしな点がなければ、パソコンの設定やパソコンとプリンターの接続を確認します。

まとめ

電話回線やインターネット回線は、今や企業にとってなくてはならないインフラです。
新規オフィスですぐに使えるよう、手続きや契約を忘れずに行いましょう。また、トラブル発生時の対処法も押さえておくと安心です。

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