サイト内検索

オフィス移転が決まったらコンセプトを決める

オフィス移転が決まったらコンセプトも決めよう!全員参加でビジョンを明確化!

この記事をシェア

オフィス移転で重要なことの一つがコンセプトです。
社内で共有しておかないと、後々さまざまな部署で意見が食い違い、苦労してしまうことも。
そこで、コンセプトの決め方を把握し、コンセプトの決定からオフィス移転プロジェクトの立案、移転までをスムーズに行いましょう。

オフィスの目的を明確にする

そもそも、なぜオフィスを移転するのでしょうか?ここがぶれてしまうと、移転計画がうまくいかなくなってしまいます。

移転の必要性

オフィスの移転は、本当に必要かどうかを考えます。例えば、単なるレイアウトや内装のリニューアルのみであれば移転をする必要はありませんが、都心部にオフィスを構えたい、事業拡大に伴ってオフィスの広さを広げたいなどの理由であれば移転する必要があるでしょう。このように、まずは「絶対に移転が必要かどうか」について、よく検討してみましょう。

すべての社員で目的のすり合わせを行う

オフィス移転は、重役だけで決定してしまうと後々、社員から不満が出る可能性もあります。
もちろん、企業の規模が大きければ社員の一人一人に細かい希望を聞いている余裕はないかもしれませんが、
例えば部署ごとに意見をまとめてもらう、どうしても譲れないポイントはメールや書類の形で提出してもらう、などして初期の段階で意見をすり合わせておくのが大切です。

おしゃれ重視か面積拡大か?

おしゃれなビル、おしゃれな内装、おしゃれな都市などのワークスタイル変革・モチベーション重視の移転なのか、事業拡大に伴う人員とスペースの確保が必要なのか、それによって移転の目指す方向性が変わってきます。
もちろんどちらも一度に行いたいという場合もありますが、その場合でも優先順位をどちらか一つ明確にし、収拾がつかなくなることを避けましょう。

現オフィスの問題点を挙げる

目的の次に、現オフィスでの問題点、つまり課題や変更したい部分を挙げましょう。

部署ごとにミーティング

部署によって、それぞれ感じている問題点は異なります。
そのため、部署ごとに問題点を挙げてもらい、オフィス移転全体のコンセプトを決めるヒントにしましょう。
「人員が増えて狭くなった」「レイアウト・OA機器の配置に問題がある」「書類の整理がうまくいっていない」「証明の光が十分に届かない」「空調が効きすぎるあるいは効かなすぎる」「コミュニケーションが取りづらい」など、さまざまな問題が出てくるはずです。

こうした問題をできるだけ多く、一度に解決できるようなコンセプトやレイアウト、規模を考える必要があります。

社員の意見を聞く

部署ごとの意見をまとめるのはもちろん必要ですが、部署の意見と個人の意見が違うこともよくあります。
個人が抱える不満点や、今後こうしたら良いのではないかという意見はできるだけ吸い上げたいものです。
そこで、部署の意見とは別に個人の意見を聞く、部署ごとにまとめた文書の最後に一緒に記載するなど、必ず個人の意見も聞けると良いでしょう。

現オフィスの設備の不具合を挙げる

現オフィスに設備的な不具合がある場合は、それを解消するのもオフィス移転の大きな目的になります。
トイレに不具合がある、会議室が少ない、エントランスの見栄えが悪い、立地が悪い、オフィス周辺の利便性に欠けるなどは、社員のモチベーションを下げ、結果的に生産性を下げる原因にもなりかねません。これらも、オフィス移転で一緒に解決すべき問題です。

会社のビジョンに合う物件や内装を選ぶ

移転後は会社のビジョン、つまりこれからの方針や方向性、理想や理念に合わせたオフィスを作ることが大切です。
物件の立地や外見はもちろんのこと、内装工事は特に、会社の理想や理念を反映しやすいポイントなので、しっかりとイメージを空間づくりに反映させましょう。

取引先や顧客の訪問は多いか

取引先や顧客の訪問が多い企業であれば、内装はよりいっそう大切です。訪問者が来たときに内装があまりにも殺風景であったり、社内のビジョンに合っていなかったりすると、相手は本当にこの会社と取引しても大丈夫かどうか、不安に思ってしまうことも考えられます。

反対に、オフィスの内装は会社の第一印象でもあり、人間でいえば初対面の人に見せる服装だと考えて良いでしょう。
つまり、オフィスデザインに企業の理念やビジョンを反映させ、会社の目指すところや魅力を可視化することができれば、大きたアピールポイントになります。

内装は会社ビジョンに合うか

前述の内容を踏まえ、業種や企業理念を重役の間でまず一度きちんと確認しておきましょう。
その後、どういった内装にするのかを話し合い、内装業者やデザイナーなどのプロとよく打ち合わせを繰り返して納得してからオーダーする必要があります。

オフィスは毎日社員が出社する場所なので、顧客や取引先へのアピールポイントであることはもちろん、さらに社員のモチベーションアップや、会社への意識を高めるための場所でもあるのです。初めに明確なコンセプトを作ることは、移転後の事業を成功させるポイントの一つといえるでしょう。

まとめ

オフィス移転はブランディングやモチベーションアップのためがきっかけですが、コンセプトを決めることは今後の企業成長のためにも重要です。社員全員で話し合うことで、コミュニケーションのきっかけにもなるでしょう。

今すぐ
お問い合わせください

オフィス移転全般について、お気軽にご相談ください。
オフィス物件の選定や契約時の条件交渉・現ビルの原状回復費用削減相談なども対応させていただきます。