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【フリーアドレス制のオフィス】電話の取り次ぎはどうしたらいい?

【フリーアドレス制のオフィス】電話の取り次ぎはどうしたらいい?

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固定の座席を定めないフリーアドレス制は、多くの企業が取り入れ始めています。しかし、固定の座席にいないと、電話の取り次ぎに困ってしまうのも事実。今回は、フリーアドレス制オフィスでの電話の取り次ぎ方法についてご紹介します。

電話取り次ぎの課題とその解決策とは?

近年、コミュニケーションの活性化やモチベーションアップなどにつながるとして、さまざまな企業が取り入れ始めているフリーアドレス制ですが、電話の取り次ぎはどうしているのでしょうか。

課題:固定電話は動かせないので、スムーズな取り次ぎができない

フリーアドレス制では毎日メンバーのデスクが変わるため、固定電話では電話の取り次ぎが難しいことが難点です。
比較的固定された座席にいる人が受けたり、受付の人が受けたりしても、実際に担当者がどこにいるのかをすぐに把握しにくく、スムーズに取り次ぎできません。

フリーアドレス制のオフィスは、1980年代〜1990年代にかけても一度流行しましたが、その頃は携帯電話も普及していなかったため、固定電話しか連絡を取る手段がなく、定着しなかったという歴史もあります。そのため、固定電話とフリーアドレス制の相性は良くないといえるでしょう。

対応方法:社用携帯を社内コミュニケーションに使っている会社も

フリーアドレスのオフィスでは、社用携帯を内線電話の代わりに使っているところが多くなっています。社用携帯を全社員に貸与し、ビジネス向けアプリやクラウド連携などとしてではなく、一般的な通話機能やIP電話機能で内線を構築するという方法です。法人向けの通話し放題プランなどを使うと、よりコストを抑えられるでしょう。

ただし、社用携帯はその分基本使用料がかかります。会社の規模が大きくなればなるほど、私的利用の制限など、目が行き届かなくなるなどのリスクもあるので、導入の際はコストやルールをよく検討する必要があります。

対応方法:デジタルコードレス電話機

デジタルコードレス電話機とは、電話の子機のようなもののこと。規模の大小に関わらず、何らかの形で固定電話を導入し、さらに内線電話や保留電話の部署間転送などをデジタルコードレス電話機で実現します。

担当者がどこにいるのかわからなくても内線で呼び出せるだけでなく、すべての電話機が子機のため、保留した電話をそのまま内線で転送でき、お客様や取引先を待たせることなくスムーズに取り次ぎできるという優れもの。担当者本人も、電話を取るためだけに席に戻ったり、わざわざお客様や取引先にかけ直したりすることなくそのまま電話に出られます。また、通話をしながら立って調べ物・探し物もできるので、ストレスになりません。

デジタルコードレス電話機の効果

フリーアドレス制のオフィスにおすすめの、デジタルコードレス電話機の導入するメリットについて解説します。

生産性向上とコスト削減効果

デジタルコードレス電話機は、電話を取り次ぐのに離席している人を探す手間がかからないため、時間の節約になります。また、固定電話をたくさん導入する場合と異なり、配線工事費がかからないのも大きなメリットです。

さらに、社用携帯にかかる割高な基本使用料や通信費の削減もできるので、結果として会社全体の通信費削減につながるでしょう。

こんな場合はぜひデジタルコードレス電話機の導入がおすすめ

例えば、以下のようなことで困っている場合は、デジタルコードレス電話機を導入するのがおすすめです。

  • 社内のレイアウト変更や座席変更が頻繁にある
  • フリーアドレスを採用している、またはその予定がある
  • お客様からの外線着信を取り次ぐとき、長時間保留にしてお待たせすることが多い
  • 社外、社内の連絡に携帯電話やスマートフォンを頻繁に利用していて、通信費がかさんでいる

このようなことで悩んでいる企業の方は、ぜひ一度デジタルコードレス電話機の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

クラウドPBXを利用してフリーアドレスをもっと便利に

一般的に、IP電話やデジタルコードレス電話機の場合、PBXと呼ばれる電話回線の交換機が必要です。
しかし、このPBXがクラウド上に設置された「クラウドPBX」を使えば、IP電話用のハードウエアとしてのPBXを置く必要がなくなります。

クラウドPBXにはさらに、発着信履歴や通話内容などをまとめて「音声データ」として扱えることや、分析ツールを使って経営指標と通話量の相関を調べたり、通話内容を音声認識して見積書を自動作成したりするなど、応用できる可能性があるのです。

参考:クラウドPBXとは

まとめ

フリーアドレス制のオフィスでは、固定電話に変わる移動可能な通信機器が欠かせません。
現在はデジタルコードレス電話機が主流ですが、社用携帯やクラウドPBXなども含め、業務内容に合った通信機器を導入しましょう。

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