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オフィスの面積を広くしたい!増床のメリット・デメリットとは?

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ビジネスの多様化や企業が急成長して人員を増やしたい、事業を拡大したいなど、オフィスを今までよりも広くしたいと思ったとき、まず考えることは今のオフィスはそのまま、追加で面積を広げる「増床」です。オフィスを増床するには、同じビル内で面積を増やす方法と、別の建物を新たに借りる方法の2つがあります。それぞれのメリット・デメリットについて詳しく見ていきましょう。

オフィス増床を考える理由とは?

オフィス増床を検討する理由は、主に以下の2点が考えられます。

社員の増加

社員の増加を目的に、採用枠を増やすときには、当然オフィススペースを広く取る必要があるため、オフィス増床が検討されます。増員した人員をオフィスに収容しきれるかどうかが最も重要なポイントで、採用したもののスペースが足りず業務に支障が出てしまうなどの自体は絶対に避けなくてはなりません。つまり、完全にスペースが足りなくなってから増床を検討したのでは遅いのです。

ですから、社員の増加が予想される場合は、今後増加をはかる新卒採用の時期など、近い未来に備え、タイミングを合わせて準備しておきましょう。

ビジネスの多様化や事業拡大

事業拡大によって、会議室や売り場面積を増やすときにも、オフィスの増床が必要です。これもやはり足りなくなってから増床を検討するのでは遅すぎますので、事業の状況を見ながら、早めの段階で計画を立て始めましょう。

とくに、計画内容によっては事前に書類や資金などの準備期間が必要になることも考えられます。そのため、計画を練るときには、会社の状況を見ながら段階的に計画を詰めていくのが良いでしょう。

オフィスの増床方法は主に2つ

オフィスを増床する場合、「内部増床(館内増床)」と「分室増床」の2つの方法があります。それぞれについて詳しく見ていきましょう。

内部増床(館内増床)

内部増床(館内増床)とは、「同じオフィスビルの中でより大きなスペースへと移転し、増床をはかる」というケースと、「同じオフィスビルの他のフロアを追加で借りる」というケースが主です。中には、フロアの壁を撤去することで、同じフロアで増床をはかるというパターンもあります。

分室増床

分室増床の場合、現在のオフィスはそのままに、その周辺でサテライトオフィスという形で新たに物件を借り、オフィスを増やすという方法です。

内部増床のメリット・デメリット

では、内部増床のメリット・デメリットとしてはどんなことが考えられるのでしょうか。

メリット

内部増床のメリットには、以下のような点が挙げられます。

  • テナントの入居費用が抑えられる
  • 既にビルオーナーとの信頼関係があり、テナント入居がスムーズ
  • 勤務地が変わらないため、さまざまな手続きが煩雑でない
  • 人員の増加や売り場の拡張などにも対応できる
  • 必要なスペースを確保しやすい
  • レイアウトの変更ができる

内部増床では、住所や電話番号・定期券などを変更する手間がかからず、大規模な移転に伴う引越しも必要ないため、コストを抑えて増床できるのが大きなメリットです。

デメリット

内部増床のデメリットとしては、以下のような点が挙げられます。

  • 回線開通やセキュリティのコストが増える
  • 通信にかかる各種設定が必要
  • (フロアが分かれる場合)入居費用が別途かかる
  • (フロアが分かれる場合)住所変更の手続きが必要
  • (フロアが分かれる場合)コミュニケーションが取りづらくなる

オフィスを増床する場合、増床した部分にも電話やインターネットの回線を設置する必要があり、その設定とコストが増えるデメリットがあります。また、フロアが分かれる場合は入居費用が別途かかったり、住所を変更する必要が生じたり、フロアを越えたコミュニケーションが取りづらくなったりすることも理解しておきましょう。

分室増床のメリット・デメリット

次に、分室増床のメリット・デメリットについても見ていきましょう。

メリット

分室増床におけるメリットには、以下のような点が挙げられます。

  • 事業や業務に合わせ、必要な広さや立地に合わせた物件を探せる
  • 人員の増加に対応しやすい
  • オフィス内の雰囲気や内装を一新できる
  • レイアウトを自在に変更できる

分室増床の場合、現在のオフィスと全く違う内装やレイアウトにしたり、事業を分けて独立させたりするなどの工夫もできます。

デメリット

分室増床のデメリットには、以下のような点が考えられます。

・周辺の空き物件と求めている条件が合わないことも
・入居費用や入居審査が必要になる
・事業所が追加になるため、登記簿への住所登録が必要
・回線開通やセキュリティのコストが増える
・回線の各種設定が必要
・現オフィスと増床したオフィスで、コミュニケーションが分断されやすい

分室増床の場合、内部増床と同様、回線開通やセキュリティコストのデメリットがあるのに加え、引っ越し費用や入居審査などが必要になります。また、増床したオフィスとのコミュニケーション分断の可能性は、フロアが分かれるよりも大きいでしょう。

コミュニケーションの活性化には移転の方が合っている?

「働き方改革」では、少子高齢化が進んで人材不足になっている状況を解消するのが目的の1つです。そのため、フレックス勤務など、多様な働き方が推奨されています。こういった働き方をスムーズに実現するためには、コミュニケーションを密にしなくてはなりません。

その点、フロアをまたぐ内部増床やサテライトオフィスはコミュニケーションを分断してしまいがちだという課題が残ります。コミュニケーション活性化に重点を置くのであれば、より広いオフィスに移転して面積増加をはかるのが良いかもしれません。

まとめ

オフィス増床は、現オフィス変更の手間なく手軽に面積を増やせますが、働き方改革で重視されるコミュニケーション分断されやすいのが問題です。

増員にすべきかオフィスを移転すべきか、レイアウト変更で対応できるのか?という疑問にもHATARABAではプロに相談できますのでぜひ右のボタンからお問い合わせください。

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