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オフィス移転時に経理担当は何するの?

オフィス移転で経理担当者は何をするの?移転時に行う会計処理の仕方を解説!

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オフィス移転のとき、どのように会計処理を行えばいいのか悩んでいませんか?
高額な金額が動くオフィス移転だからこそ、経理担当者の責任は重大です。今回は、移転時に必要な会計処理の方法を解説します。

敷金の会計処理

オフィス移転の際に、もっとも重要な項目の一つが敷金をどう処理するのかということです。
新オフィスの契約で敷金を支払うとき、旧オフィスの解約によって敷金を返却されたとき、そして移転とは直接関係ありませんが、契約期間の中途あるいは更新での一部返還を受けた際の処理についてご紹介します。

敷金等を支払った時の処理

敷金等のうち、契約終了時に返還されるものとして契約した金額は、経費ではなく、あくまでも賃貸人への預け金という扱いになります。
そのため、差入保証金として資産に計上しなくてはなりません。
「差入保証金」とは、敷金や保証金として基本的には契約が終了したときに変換される予定のお金のことです。

ちなみに、一般的な住居の場合、敷金は家賃の1〜2ヶ月程度が相場ですが、オフィス物件の場合、敷金は6ヶ月〜1年分程度が相場です。
(例えば、家賃25万円の物件を借りた場合、150〜300万円が敷金として請求されると考えて良いでしょう。)

■変換されない敷金がある?

契約書に「敷金償却」あるいは「敷引き」などと記載されている、敷金等のうち契約終了時に返還されない金額(償却部分)は、税法上の繰延資産となります。つまり、費用として計上できるものです。

  • これは、敷金の金額によって以下のように処理が異なります。
  • 敷金が20万円以下…支払い時に「長期前払費用」として計上
  • 敷金が20万円より多い…支払い時の一度で計上できず、一定期間で平均したもの(償却の考え方)を長期前払費用として計上していく。残りは差入保証金に計上する

契約期間の中途または更新で一部返還を受けた時の処理

移転とは直接関係ありませんが、契約期間の中途又は更新に際し、賃料の値下げや経済状況の変化によって、預けている敷金等が一般的な金額と比べて高額になってしまうことがあります。
このような場合、敷金はそもそも「差入保証金」の一部として資産計上されているので、返還を受けても収益や費用には当たりません。

契約の終了により返還を受けた時の処理

契約の終了によって、差入保証金として預けていた敷金等の返還を受けた場合、返還を受けた金額に相当する敷金等を減額します。
つまり、資産計上されていた敷金等と実際に返還を受けた金額が同額であれば、収益も費用も発生しません。

しかし、原状回復を行った場合にその金額を敷金から差し引かれた場合、差し引かれた分の原状回復費用は「修繕費」として経費に計上する必要があります。

内装費用の償却

内装工事は金額が大きいため、設備投資の「減価償却」として処理を行う必要があります。
減価償却の処理に必要な基本の考え方と、耐用年数の考え方について確認しましょう。

減価償却とは

減価償却とは、「設備投資に使った費用を、その年度ではなく複数年度に分散して会計処理を行う」ということです。ざっくり言えば、かかった金額を数年に分けて費用として処理しましょう、ということになります。
(例えば、内装工事に1,200万円かかり、それを5年間で償却するとすれば、毎年240万円が支出項目に計上されるわけです。)

つまり、2年目以降は実際にお金の出入りがあるわけではありませんが、帳簿上は利益が減少するので、税金を軽減できるというメリットがあります。
しかし、当然ながらよく考えて投資しないと、赤字を抱えてしまうリスクもあるので、減価償却についてはよく検討しなくてはなりません。

耐用年数の確認

分散する複数年度の決め方は、「耐用年数」によって決めることになります。
当然、勝手に決められれば自由に節税できることになってしまうので、法律できっちり決められています。
内装工事の場合、賃借期間を耐用年数とするか、賃借期間によらない場合は、概ね10〜15年が耐用年数と考えられています。

内装にかかる固定資産税

設計費、仮設工事、管理費、諸経費、値引きは経費にならないので、全体に按分して割り振ります。
運賃、設置費など、内装購入のための費用や、事業共用のための費用は経費ではなく、固定資産の取得価額に含まれる計算です。

フリーレントオフィスの場合の会計処理

最後に、フリーレントオフィスの場合の会計処理についてご紹介します。

フリーレントとは

不動産を借りる際、数カ月分の賃料を無料にするという契約のことをいいます。
ベースの賃料は変えないままで実質賃料を下げることで新規契約を獲得する貸主側のメリットと、初期費用を抑えたい借主側のメリットが一致すればお得な制度です。

■フリーレント期間は仕訳なしとする処理

フリーレント期間の処理はシンプルで、実際の現預金の動きとそろえ、仕訳なしとするパターンが実務でも多く採用されています。

フリーレント期間も仕訳する処理

中途解約にならず、賃貸借期間が決まっている場合は、按分処理が妥当と考えられる場合もあります。
つまり、賃料の総額をフリーレント期間も含む賃貸借期間で按分し、フリーレント期間においても仕訳を切るという方法です。

まとめ

オフィス移転に関わる会計処理の方法は、実にたくさんあります。複雑になりがちですが、ポイントをしっかり理解し、減価償却になるものと期間、経費にできるものとできないものなどをおさえておきましょう。わからないことは、税理士に確認してみてくださいね!

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